Itu selalu cerdas untuk menyimpan salinan catatan medis Anda, karena mereka akan berguna jika Anda berganti dokter, pergi ke unit gawat darurat, sakit saat bepergian atau pindah ke tempat lain. Memiliki salinan cetak dan digital dari catatan medis Anda yang tertata rapi dapat menghemat waktu Anda dan memungkinkan Anda mendapatkan perawatan medis yang lebih baik. Faktanya, penelitian telah menemukan bahwa pasien jantung yang menyimpan catatan kesehatan pribadi menikmati hasil kesehatan yang lebih baik karena pengasuh mereka dapat melihat riwayat kesehatan mereka dengan lebih baik. Ini mungkin juga terjadi pada orang dengan kondisi kronis lainnya seperti kanker, diabetes, dan radang sendi.
Langkah
Bagian 1 dari 2: Mengatur Hard Copy
Langkah 1. Mintalah pengasuh Anda untuk mengakses file medis Anda
Langkah pertama dalam mengatur catatan medis pribadi Anda adalah mengumpulkan salinan (fisik) sebanyak mungkin informasi tentang perawatan dan diagnosis Anda dari semua pengasuh Anda, termasuk dokter, praktisi perawat, chiropractor, fisioterapis, psikolog, dll. ingatlah bahwa undang-undang federal mengharuskan semua dokter dan fasilitas medis mengizinkan Anda mengakses catatan medis Anda.
- Ingatlah untuk bersikap sopan dan sabar ketika meminta untuk mengakses file medis Anda. Beri tahu mereka bahwa itu untuk membuat catatan pribadi Anda sendiri. Beberapa dokter dan fasilitas medis mungkin ragu untuk mengizinkan Anda mengakses karena takut akan litigasi malpraktik.
- Pengasuh Anda mungkin memerlukan waktu untuk mengatur informasi medis Anda karena mungkin tidak semuanya dalam satu file. Jadwalkan janji temu untuk kembali jika itu masalahnya.
- Ingatlah bahwa catatan medis pribadi menggabungkan semua informasi medis yang dikumpulkan oleh setiap pengasuh/fasilitas medis yang Anda kunjungi menjadi satu file yang mudah diakses.
- Meskipun undang-undang federal memberi Anda hak untuk mengakses sebagian besar Informasi Kesehatan Pasien Anda (catatan medis, pencitraan, hasil tes, catatan penagihan, dll.), beberapa jenis informasi dikecualikan. Misalnya, Anda tidak memiliki hak untuk mengakses catatan psikoterapi (yaitu, catatan yang dibuat oleh profesional kesehatan mental selama sesi konseling) atau dokumen yang dikumpulkan untuk digunakan dalam proses perdata atau pidana.
Langkah 2. Salin semua dokumen dalam file medis Anda
Setelah Anda memberi tahu pengasuh tentang niat Anda dan mereka telah mengatur informasi medis Anda, inilah saatnya untuk membuat salinan semuanya. Catatan medis pribadi Anda harus mencakup salinan semua hasil tes/laboratorium, diagnosis, laporan perawatan, laporan radiologi, catatan kemajuan, pernyataan asuransi, dan rujukan dari setiap pengasuh/fasilitas medis yang Anda kunjungi. Jangan berharap pengasuh yang sebenarnya menyalin file Anda untuk Anda. Kemungkinan staf pendukung merekalah yang akan melakukan penyalinan yang sebenarnya.
- Meskipun Anda memiliki informasi medis Anda, Anda tidak memiliki kertas, file, dan rontgen yang sebenarnya yang memuat info Anda, jadi jangan berharap untuk meninggalkan yang asli. Anda hanya berhak atas salinan dari aslinya.
- Pengasuh/fasilitas medis Anda memiliki hak hukum untuk membebankan biaya fotokopi, jadi tanyakan berapa biayanya. Mereka mungkin mengenakan biaya per halaman atau biaya tetap untuk layanan penyalinan.
- Anda mungkin perlu menandatangani formulir rilis di setiap fasilitas tempat Anda meminta catatan.
Langkah 3. Atur dan masukkan hard copy Anda ke dalam binder
Setelah Anda menyalin file medis asli Anda, pisahkan dengan membuat tumpukan untuk setiap penyedia medis. Kemudian, urutkan catatan untuk setiap penyedia dari kunjungan Anda yang paling awal hingga yang terbaru, dalam urutan kronologis. Jenis organisasi ini akan membuat pencarian informasi menjadi cepat dan mudah. Buat lubang pada catatan medis Anda di sepanjang margin kiri dengan pelubang kertas 3 lubang dan tempatkan dalam map tiga cincin yang kokoh atau buku catatan berikat kawat (mungkin dengan pembagi untuk setiap anggota keluarga, atau bahkan map untuk setiap anggota keluarga).
- Gunakan pembagi indeks berwarna berbeda untuk mengatur catatan medis Anda menurut penyedia dan/atau fasilitas medis. Selain kode warna, atur beberapa dokter menurut abjad di dalam binder.
- Pertimbangkan untuk memperkuat lubang pada dokumen salinan Anda, terutama jika Anda atau pengasuh Anda sering melihat-lihat binder.
- Ingatlah bahwa dokumen apa pun yang terkait dengan klaim/pembayaran asuransi harus disimpan hingga lima tahun, meskipun jika terkait dengan pengembalian pajak Anda, simpanlah setidaknya selama tujuh tahun.
Langkah 4. Buat daftar isi
Gunakan program pengolah kata di komputer Anda untuk mengetik daftar isi catatan medis pribadi Anda. Daftar halaman konten harus menguraikan penyedia kode warna yang telah Anda lihat dan terdaftar secara kronologis dan/atau abjad - akan lebih mudah bagi profesional kesehatan yang sibuk untuk menavigasi. Cetak daftar isi di atas kertas yang lebih tebal sehingga lebih tahan sobek atau aus.
- Gunakan font yang besar dan mudah dibaca untuk halaman konten - tidak ada yang terlalu mewah atau artistik (ingat ini bukan lembar memo yang Anda buat).
- Jika perlu, kunjungi situs web perusahaan yang memproduksi pembagi indeks Anda untuk bantuan dalam membuat daftar isi tercetak.
- Gunakan daftar isi kosong yang mungkin telah disertakan dengan pembagi indeks yang Anda beli untuk binder Anda.
Langkah 5. Amankan binder/notebook Anda
Setelah Anda memiliki semua salinan catatan medis Anda yang diatur dalam pengikat tiga cincin yang kokoh atau buku catatan berikat kawat, simpan di rak buku yang stabil atau di lemari arsip yang dapat dikunci di rumah, jauh dari jangkauan anak-anak dan hewan peliharaan. Memiliki catatan medis Anda di rumah memungkinkan Anda untuk membaca dan memahaminya di waktu luang Anda, yang dapat membantu Anda merasa lebih mengendalikan kesehatan Anda dan memilih terapi Anda dengan lebih baik.
- Untuk keamanan dan keselamatan tambahan, pertimbangkan untuk menyimpan pengikat salinan cetak Anda di brankas atau kotak rumah tahan api.
- Mungkin lebih nyaman untuk memiliki hard copy Anda di dekat tempat meja dan komputer Anda, kemudian fokus pada mengamankan salinan digital sebagai gantinya (lihat di bawah).
Bagian 2 dari 2: Membuat Salinan Elektronik
Langkah 1. Pindai catatan medis Anda ke komputer Anda
Setelah Anda mendapatkan semua hard copy catatan kesehatan Anda, Anda juga harus memindainya ke dalam salinan digital/elektronik. Memiliki salinan digital dari catatan medis Anda akan melindungi Anda jika salinan kertas Anda rusak atau hilang - ini menjadi perhatian khusus bagi orang-orang yang tinggal di daerah yang memiliki risiko tinggi banjir, angin puting beliung, gempa bumi, dan bencana alam lainnya.
- Sebagian besar printer memiliki kemampuan untuk memindai dokumen, jadi biasanya tidak diperlukan peralatan lain.
- Setelah Anda memindai salinan cetak ke komputer Anda, buat folder "Rekam Medis" dan kemudian beberapa subfolder untuk setiap penyedia medis. Jatuhkan file yang dipindai ke dalam folder yang berlaku.
- Sebagai alternatif, Anda dapat memasukkan data dari hard copy ke komputer Anda dengan tangan (dengan mengetik), tetapi itu memakan waktu lebih lama daripada memindainya.
Langkah 2. Beli software khusus untuk rekam medis pribadi
Jika Anda memiliki perangkat lunak pengolah kata yang Anda kenal, itu bagus, tetapi sadarilah bahwa ada juga perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengatur catatan medis pribadi Anda. Anda masih harus memindai dokumen fisik, tetapi perangkat lunak khusus akan melakukan hampir semua pengorganisasian untuk Anda.
- Biaya perangkat lunak baru biasanya berkisar dari $25 hingga $75, dan mungkin juga mencakup semacam dukungan teknis online.
- Cari online untuk perangkat lunak yang paling sesuai dengan anggaran dan tingkat keahlian komputer Anda. Beberapa perusahaan mungkin menawarkan uji coba gratis untuk jangka waktu terbatas.
- Terlepas dari bagaimana file Anda diatur di komputer Anda, mereka harus dicadangkan ke CD fisik, hard drive eksternal, atau flash drive portabel.
Langkah 3. Periksa catatan kesehatan online
Beberapa penyedia layanan kesehatan, rumah sakit, dan paket asuransi menawarkan catatan online yang dapat Anda akses dari jarak jauh. Dengan kata lain, mereka menempatkan catatan medis Anda secara online (dengan izin Anda dan pada database yang aman), sehingga Anda dapat dengan mudah mengaksesnya dari komputer Anda di rumah atau bahkan dari ponsel Anda. Jika demikian halnya dengan pengasuh Anda, maka itu mungkin menghemat waktu dan kerumitan Anda untuk memindai salinan cetak Anda.
- Anda mungkin memerlukan aplikasi dan/atau program khusus untuk mengakses dan menavigasi catatan kesehatan online Anda. Mintalah rekomendasi pengasuh utama Anda (atau staf mereka).
- Jika Anda khawatir tentang keamanan informasi pribadi Anda secara online, Anda dapat meminta agar pengasuh/fasilitas medis Anda tidak menyimpan file Anda secara online.
Langkah 4. Simpan catatan kesehatan Anda secara online
Pilihan elektronik lainnya adalah menyimpan catatan kesehatan pribadi Anda di situs Internet pihak ketiga yang aman (atau di "cloud") setelah Anda memindai dokumen ke komputer Anda. Bahkan, rencana asuransi kesehatan Anda, pengasuh utama atau rumah sakit mungkin memiliki satu yang dapat Anda gunakan secara gratis. Sebagai alternatif, sejumlah perusahaan berbasis internet menawarkan ruang penyimpanan digital untuk catatan medis pribadi Anda secara online, serta penggunaan alat eHealth mereka - baik gratis atau berbayar.
- Dengan izin Anda, catatan kesehatan pribadi yang disimpan secara online dapat diakses oleh anggota keluarga dan pengasuh Anda, sehingga tidak perlu lagi membawa hard copy Anda ke dalam map.
- Jika Anda menggunakan alat online apa pun, pastikan alat tersebut dilindungi kata sandi.
- Pastikan untuk mencatat informasi masuk dan kata sandi dari situs Internet mana pun yang menyimpan catatan kesehatan Anda.
Tips
- Rekam medis pribadi yang lengkap dan akurat memberi dokter baru informasi yang mereka butuhkan untuk memberikan perawatan terbaik kepada Anda.
- Mulailah membuat catatan sedini mungkin. Setiap kali Anda menemui dokter atau mengunjungi rumah sakit, klinik, atau laboratorium, catatlah. Ini akan menghemat waktu dan tenaga Anda karena harus mengumpulkan semua informasi medis Anda di kemudian hari.
- Ingatlah bahwa undang-undang rekam medis bervariasi tergantung pada lokasi Anda. Periksa undang-undang dan peraturan untuk negara, negara bagian, atau kotamadya Anda.
- Rekam medis pribadi dapat membantu mengelola klaim asuransi kesehatan, cacat dan klaim asuransi jiwa, serta pajak dengan lebih baik.
- Jadilah spesifik tentang catatan medis yang Anda inginkan untuk file pribadi Anda, jika tidak, kantor dokter Anda mungkin menyalin setiap item dalam file Anda dan menagih Anda untuk semua itu.
- Pertimbangkan untuk menyimpan salinan rekam medis Anda yang dipindai ke flash drive USB portabel atau hard drive eksternal dan menyimpan perangkat itu di brankas tahan api.
