Membuat catatan medis Anda dirilis kepada Anda terdengar membingungkan, tetapi prosesnya cukup mudah. Ini bisa agak lama, karena mengumpulkan formulir dan informasi yang dibutuhkan membutuhkan waktu, tetapi jika Anda tetap sabar dan mengikuti protokol, Anda dapat dengan lancar menerima catatan yang Anda butuhkan jika Anda tinggal di AS. Beberapa di antaranya mungkin berlaku di tempat lain di dunia.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Belajar tentang Rekam Medis
Langkah 1. Ketahui siapa yang dapat meminta rekam medis
Rekam medis seringkali berisi informasi yang sangat sensitif dan pribadi. Hanya individu tertentu yang memiliki akses ke catatan medis Anda.
- Negara bagian berbeda dalam prosedur dan kebijakan dalam hal membagikan catatan medis, seperti halnya rumah sakit individu. Namun, undang-undang federal menyatakan bahwa seseorang memiliki hak untuk mengakses catatan medisnya, membuat salinan, dan meminta perubahan. Untuk sebagian besar, hanya Anda dan dokter Anda yang memiliki hak untuk mengakses catatan medis Anda.
- Dalam kasus yang jarang terjadi, Anda mungkin perlu mendapatkan catatan orang lain. Anda akan memerlukan otorisasi langsung yang ditandatangani oleh pasien. Jika pasien tidak mampu, dokumen hukum akan diperlukan untuk melepaskan tanda tangan. Namun, protokol untuk meminta catatan orang lain masih menjadi bahan perdebatan dan kebingungan dalam komunitas medis. Jika Anda memerlukan catatan medis orang lain untuk alasan apa pun, diskusikan masalah tersebut dengan pengacara untuk mengetahui prosedur yang diperlukan untuk memperoleh informasi tersebut.
- Pasangan yang sudah menikah tidak memiliki hak atas catatan medis satu sama lain dan otorisasi yang ditandatangani diperlukan untuk mendapatkan catatan pasangan. Orang tua biasanya memiliki akses ke catatan medis anak di bawah 18 tahun tetapi ada beberapa pengecualian. Jika, misalnya, seorang anak berusia di atas 12 tahun, beberapa negara bagian mengizinkan catatan mengenai kesehatan reproduksi dan riwayat seksual tetap dirahasiakan.
Langkah 2. Kumpulkan bahan yang diperlukan
Untuk mendapatkan catatan Anda, Anda memerlukan bahan-bahan tertentu. Pastikan Anda tahu bahwa Anda telah mengisi semua dokumen yang diperlukan sebelum memulai proses meminta catatan.
- Departemen Manajemen Informasi Kesehatan (HIM) penyedia layanan kesehatan Anda dapat memberi Anda formulir otorisasi khusus untuk rumah sakit Anda. Ini harus diisi secara lengkap.
- Informasi yang disertakan dalam formulir otorisasi bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan rumah sakit ke rumah sakit. Namun, sebagian besar formulir menanyakan alamat, tanggal lahir, nomor jaminan sosial, dan nomor telepon Anda. Anda juga mungkin harus memberikan tanggal Anda menerima perawatan, dokumen apa yang ingin Anda keluarkan, dan alasan Anda meminta catatan tersebut.
- Banyak rumah sakit, untuk mempercepat proses, mengizinkan pengisian formulir otorisasi secara online. Periksa apakah ini merupakan pilihan di rumah sakit Anda jika mengisi formulir online lebih nyaman bagi Anda.
- Ketika Anda masuk untuk meminta catatan Anda, Anda akan memerlukan ID foto.
Langkah 3. Cari tahu biaya apa, jika ada, yang harus Anda bayar
Biaya bervariasi dari rumah sakit ke rumah sakit, tetapi ada protokol khusus dalam hal pengisian untuk catatan. Waspadai hal ini untuk menghindari membayar biaya yang melanggar hukum.
- Rumah sakit memang berhak memungut biaya untuk rekam medis. Namun, biaya ini terbatas pada biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk mendapatkan catatan. Dengan kata lain, rumah sakit Anda tidak dapat menggunakan catatan Anda untuk menghasilkan keuntungan.
- Biasanya, rumah sakit akan mengenakan biaya berdasarkan jumlah halaman dalam catatan Anda. Ada batasan berapa biaya ini yang bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Di New York, 75 sen per halaman dan di California 25. Ketahui berapa harga maksimum per halaman di negara bagian Anda dan pastikan Anda tidak ditagih berlebihan. Anda biasanya dapat menemukan informasi ini di situs web Departemen Kesehatan. Untuk menghindari biaya ini, mintalah dokter Anda untuk mengirimkan Catatan SOAP terakhir dari kunjungan terakhir Anda, atau jika Anda berada di rumah sakit, mintalah ringkasan pemulangan yang didiktekan oleh dokter Anda.
Bagian 2 dari 3: Memperoleh Catatan Anda
Langkah 1. Ketahui dokumen apa yang harus diminta
Pada formulir otorisasi, Anda akan diminta untuk memilih jenis catatan yang Anda inginkan. Jika Anda tidak terbiasa dengan istilah medis, ini bisa membingungkan. Namun, untuk pasien, formulir berikut paling berguna untuk melacak riwayat medis dan mentransfer dokter.
- Anamnesis awal dan pemeriksaan fisik
- Setiap laporan konsultasi yang dilakukan oleh spesialis. Laporan konsultasi meninjau riwayat pasien, menjelaskan kebutuhan medis mereka, dan menjelaskan alasan dimintanya nasihat dokter lain.
- Laporan operasi, yang mendokumentasikan rincian operasi
- Hasil tes
- Daftar obat
- Laporan pemulangan, yang mencakup tanggal Anda dikeluarkan dari rumah sakit dan perawatan di rumah yang direkomendasikan oleh penyedia Anda
Langkah 2. Putuskan bagaimana Anda ingin menerima catatan Anda
Anda memiliki berbagai pilihan dalam hal menerima catatan medis Anda. Salinan kertas adalah yang biasanya diminta, tetapi Anda juga dapat meminta salinan digital. Jika rumah sakit Anda menggunakan sistem catatan elektronik, Anda bisa mendapatkan catatan Anda dalam bentuk CD atau USB drive. Anda juga dapat meminta informasi Anda dikirim melalui email. Cari tahu apa yang paling nyaman bagi Anda dan kemudian buat permintaan.
Langkah 3. Bersiaplah untuk menunggu
Menerima catatan medis Anda membutuhkan waktu. Ini bukan proses hari yang sama dan Anda harus menyadari masa tunggu.
- Secara hukum, penyedia Anda harus mengirimkan catatan Anda dalam waktu 30 hari sejak permintaan awal Anda. Mereka mungkin dapat mengajukan permohonan perpanjangan 30 hari satu kali, tetapi harus menjelaskan penyebab penundaan ini
- Sebagian besar fasilitas tidak akan memakan waktu 30 hari dan, rata-rata, waktu tunggu adalah 5 hingga 10 hari.
- Jika Anda memerlukan catatan Anda karena Anda berganti dokter atau untuk tujuan asuransi, ingatlah masa tunggu. Rencanakan sebelumnya dan minta catatan Anda jauh sebelumnya.
Bagian 3 dari 3: Mengetahui Hak Anda
Langkah 1. Ketahui Hak HIPAA Anda
HIPAA adalah Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Informasi Kesehatan. Anda harus diberi tahu tentang hak HIPAA Anda saat memulai perawatan dengan dokter baru, seperti saat Anda dirawat di rumah sakit atau saat Anda pertama kali menemui dokter. Secara umum, HIPAA memberi Anda hak untuk mengakses informasi medis Anda dan merahasiakannya. Ini berarti Anda memiliki hak untuk:
- mintalah salinan catatan medis Anda.
- meminta koreksi pada catatan medis Anda.
- diberitahu tentang bagaimana informasi Anda dapat digunakan atau dibagikan.
- memutuskan bagaimana informasi Anda dapat digunakan.
- dapatkan laporan tentang bagaimana informasi Anda digunakan.
- ajukan keluhan jika Anda merasa informasi Anda tidak ditangani dengan benar.
Langkah 2. Ketahuilah bahwa Anda berhak atas catatan medis Anda
Anda berhak atas catatan medis Anda. Ini adalah hukum federal dan rumah sakit tidak dapat menahan catatan untuk alasan apapun, termasuk pembayaran tunggakan. Seperti yang dinyatakan, rumah sakit dapat mengenakan biaya untuk kertas tetapi mereka tidak dapat membebankan biaya pencarian. Jika sebuah fasilitas mencoba menolak untuk merilis catatan Anda, atau menuntut sejumlah besar uang untuk pembebasannya, bicarakan dengan seorang pengacara. Penolakan untuk merilis catatan medis jarang terjadi, tetapi kadang-kadang terjadi. Pahami ini ilegal.
Langkah 3. Pahami informasi apa yang dapat ditahan oleh dokter
Meskipun Anda secara hukum berhak atas sebagian besar catatan medis, seorang dokter memiliki hak hukum untuk menolak merilis dokumen tertentu mengenai riwayat kesehatan Anda. Dokumen-dokumen ini meliputi:
- Catatan pribadi
- Informasi mengenai anak di bawah umur di atas 12 tahun, jika anak di bawah umur menolak
- Informasi apa pun yang diyakini dokter akan menyebabkan kerugian besar bagi Anda atau orang lain
- Informasi yang diperoleh dari dokter lain
- Catatan penyalahgunaan zat atau catatan kesehatan mental
Langkah 4. Banding penolakan, jika perlu
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin menginginkan atau membutuhkan informasi tertentu yang secara hukum dapat ditolak oleh dokter. Jika, misalnya, Anda mentransfer ke spesialis, catatan dan pengamatan pribadi dokter dapat memberikan wawasan penting kepada dokter baru Anda tentang kondisi Anda. Ada proses banding jika penyedia Anda menolak untuk merilis catatan tertentu.
- Peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Sebagian besar negara bagian mengharuskan Anda mengajukan banding tertulis, dengan menyebutkan alasan Anda membutuhkan informasi tersebut, ke Departemen Kesehatan. Penyedia Anda kemudian harus mengirimkan penjelasan atas penolakannya.
- Seorang hakim atau komite memutuskan apakah informasi tersebut harus dirilis atau tidak. Jika Anda memenangkan banding, penyedia Anda harus merilis dokumen secara legal. Jika Anda kalah banding, keputusannya final.
Tips
- Setelah di tangan, pastikan untuk mengatur catatan medis Anda berdasarkan tanggal atau jenis catatan dalam binder atau alat digital. Sebagian besar pasien lebih suka mengaturnya berdasarkan tanggal. Gunakan catatan tempel untuk mengatur tanggal dan jenis catatan dengan jelas pada setiap catatan, sehingga Anda tidak perlu mencarinya di catatan setiap waktu. Banyak alat online dan seluler dapat membantu Anda melakukannya dengan mudah, termasuk pencadangan, gratis atau dengan biaya rendah.
- Jika Anda telah memiliki penyedia untuk jangka waktu yang lama, mungkin akan lebih hemat biaya untuk memberikan parameter tanggalnya karena catatan medis dapat mencapai ribuan halaman jika Anda telah lama tinggal di rumah sakit atau penyakit yang berkepanjangan. Mintalah informasi selama beberapa bulan daripada beberapa tahun.
