Perubahan dalam prosedur tempat kerja umumnya menghasilkan hasil yang positif, menghemat waktu dan uang perusahaan atau mempromosikan lingkungan kerja yang lebih positif. Perubahan sangat menyenangkan bagi mereka yang mudah beradaptasi, tetapi bagi sebagian karyawan perubahan mungkin tidak biasa, menjengkelkan, atau bahkan menakutkan. Mereka mungkin merasa sulit untuk menerima hal yang tidak diketahui, menyebabkan kesusahan, atau mereka mungkin mengembangkan kecemasan tentang mematuhi kebijakan baru. Sebagai pemimpin di tempat kerja, tugas Anda adalah memastikan bahwa setiap transisi berjalan semulus mungkin. Mempelajari cara memperkenalkan dan menerapkan prosedur tempat kerja baru akan membantu karyawan Anda bertransisi ke perubahan secara efektif sambil mempertahankan semangat kerja yang tinggi.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Merancang Perubahan Prosedur
Langkah 1. Waspadai biayanya
Jika Anda menerapkan perubahan prosedural untuk menghemat uang selama beberapa tahun ke depan, ini mungkin tampak seperti pilihan yang jelas. Tetapi jika perubahan itu memerlukan pemasangan peralatan baru yang mahal, pelatihan ulang personel yang signifikan, atau mempekerjakan karyawan baru untuk mengambil peran baru, Anda mungkin perlu membandingkan biaya untuk melihat apakah biayanya lebih besar daripada penghematan dan manfaat jangka panjang. Bicaralah dengan akuntan tentang biaya relatif versus penghematan jangka panjang untuk menentukan apakah perusahaan Anda mampu menerapkan perubahan tersebut, atau coba lakukan analisis biaya-manfaat sederhana.
- Analisis biaya-manfaat membandingkan biaya yang diantisipasi dengan manfaat yang diantisipasi untuk menentukan rencana terbaik dan paling hemat biaya.
- Untuk melakukan analisis biaya-manfaat sederhana, bagilah selembar kertas menjadi dua kolom. Daftar manfaat dalam satu kolom dan biaya di kolom lainnya. Bandingkan dua daftar untuk melihat tindakan mana yang paling menguntungkan dan hemat biaya.
Langkah 2. Buatlah mudah untuk diperkenalkan
Bahkan jika perubahan prosedural yang Anda perkenalkan akan secara radikal mengubah cara bisnis Anda beroperasi, penting untuk membuat perubahan itu mudah diperkenalkan dan diterapkan. Jika memungkinkan, cobalah untuk menerapkan perubahan baru secara bertahap atau bertahap. Dengan begitu, karyawan Anda akan lebih mudah menyesuaikan dan beradaptasi dengan prosedur baru.
Jika memungkinkan, terapkan perubahan dengan cara yang memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan langkah demi langkah. Cobalah mengejutkan perubahan prosedural baru selama beberapa minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk memungkinkan adaptasi yang optimal
Langkah 3. Ukur keberhasilannya
Perubahan prosedural yang signifikan harus dilakukan karena suatu alasan. Setelah Anda menentukan mengapa Anda melakukan perubahan tersebut, penting untuk menemukan cara untuk mengukur keberhasilan relatif dari perubahan tersebut. Jika perubahan dimaksudkan untuk menghemat biaya, maka lakukan perbandingan biaya untuk mengevaluasi seberapa efektif perubahan tersebut setelah beberapa bulan. Jika perubahan dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, maka ikuti survei dan perhatikan jumlah pelanggan yang kembali yang senang dengan perubahan yang Anda buat.
Pertimbangkan untuk menggunakan alat keuangan gratis atau berbiaya rendah untuk melacak kesuksesan perusahaan Anda sebelum dan sesudah menerapkan perubahan. Anda dapat menemukan alat gratis online seperti inDinero atau Corelytics, atau berlangganan layanan bulanan yang lebih mendalam dari penyedia yang sama
Langkah 4. Miliki rencana pelarian
Jelas harapan Anda dengan perubahan prosedural yang baru adalah bahwa hal itu akan membuat segalanya lebih baik di tempat kerja. Tapi apa yang Anda lakukan jika yang terjadi justru sebaliknya? Setiap rencana yang baik untuk perubahan prosedural harus memiliki rencana cadangan atau, jika semuanya gagal, rencana pelarian untuk mengabaikan perubahan sama sekali.
- Putuskan apakah Anda akan kembali ke prosedur lama secara default jika perubahan baru gagal, atau apakah Anda akan menerapkan rencana pencadangan. Jika memilih rencana cadangan, siapkan rencana konkret untuk berjaga-jaga.
- Anda mungkin ingin menghindari memberi tahu karyawan Anda bahwa Anda memiliki rencana cadangan atau bahwa Anda dapat kembali ke prosedur lama. Memberitahu mereka hal-hal ini mungkin membuat Anda tampak lemah atau tidak efektif sebagai seorang pemimpin, dan itu dapat meningkatkan resistensi karyawan terhadap perubahan jika mereka tahu bahwa oposisi vokal yang cukup akan mengembalikan keadaan seperti semula.
Bagian 2 dari 3: Menjaga Keyakinan dan Kontrol
Langkah 1. Sampaikan visi Anda
Jika Anda yakin bahwa perubahan prosedural yang Anda buat akan meningkatkan perusahaan dan/atau tempat kerja, komunikasikan hal ini. Biarkan karyawan Anda tahu bagaimana Anda membayangkan perusahaan setahun dari sekarang, dan susun strategi (termasuk perubahan prosedural ini) yang akan membantu membawa perusahaan ke tempat yang Anda yakini perlu.
- Bagikan visi Anda dengan karyawan Anda. Jadilah jelas dan ringkas dalam menggambarkan apa yang Anda inginkan untuk perusahaan Anda.
- Pahami karyawan Anda.
- Berdayakan karyawan Anda dengan membiarkan mereka menyuarakan pemikiran, kekhawatiran, dan umpan balik mereka secara keseluruhan tentang perubahan yang Anda usulkan. Namun, jangan sampai kehilangan struktur organisasi perusahaan Anda.
- Putuskan apakah akan lebih baik untuk mengomunikasikan visi Anda dan mengumumkan perubahan secara langsung atau melalui email. Masalah yang mendesak paling baik disampaikan secara langsung, dan pesan tertulis/email dapat dengan mudah diabaikan.
TIPS AHLI
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Langkah 2. Jual kembaliannya
Apa pun perubahan prosedural di tempat kerja yang Anda coba terapkan, mungkin tidak cukup hanya memberi tahu karyawan Anda, "Mulai sekarang akan seperti itu." Sebagai seorang pemimpin, itu adalah peran Anda untuk memimpin, dan itu berarti membuat karyawan Anda mendukung Anda 100%. Setelah Anda mengumumkan perubahan, jual ke karyawan Anda. Bantu mereka melihat mengapa perubahan itu baik untuk perusahaan dan, pada akhirnya, baik untuk karyawan.
- Biarkan pekerja Anda mengetahui motivasi Anda (atau perusahaan) untuk menerapkan perubahan ini. Jika perubahan akan menghemat uang, katakan saja. Jika mereka akan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik, beri tahu semua orang. Apa pun motivasinya, jelaskan bahwa keuntungan dari perubahan ini akan lebih besar daripada biaya dan masalah implementasinya.
- Tunjukkan mengapa cara lama dalam melakukan sesuatu tidak tepat atau tidak efektif. Memiliki kontras yang jelas dapat memudahkan karyawan untuk memahami mengapa perubahan itu diperlukan.
Langkah 3. Hapus segala ketidakpastian
Salah satu alasan terbesar karyawan menolak perubahan adalah ketakutan yang mereka rasakan akan hal yang tidak diketahui. Jika ada ketidakpastian tentang bagaimana bisnis sehari-hari akan beroperasi, atau tentang peran yang sangat spesifik yang akan Anda dan karyawan Anda mainkan dalam perubahan ini, Anda harus menghilangkan ketidakpastian tersebut. Anda dapat melakukan ini dengan mengantisipasi pertanyaan, keraguan, dan ketakutan yang mungkin dimiliki karyawan Anda dan menguranginya sebelum mereka muncul.
- Cermat dalam perencanaan Anda tentang bagaimana bisnis akan beroperasi dan perubahan apa (jika ada) yang akan muncul dalam peran karyawan Anda. Beri tahu mereka bahwa peran mereka tidak akan berubah, atau jika peran mereka akan terpengaruh dengan cara apa pun, maka jelaskan sejak awal.
- Cobalah untuk membingkai perubahan prosedural sedemikian rupa sehingga karyawan akan melihat perubahan itu sebagai peningkatan cara mereka bekerja. Jika Anda menghilangkan keraguan yang mengelilingi pengumuman prosedural yang tidak jelas dan membingkai ulang perubahan tersebut sebagai cara untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik atau urutan operasi yang lebih lancar, karyawan Anda kemungkinan besar akan lebih siap.
TIPS AHLI
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Konsultan Keanekaragaman, Ekuitas & Inklusi
Pakar Kami Setuju:
Seiring perubahan prosedural diterapkan dan aturan atau pedoman baru ditetapkan, jelaskan tentang aspek perubahan apa yang tidak dapat dinegosiasikan dan yang memiliki fleksibilitas di dalamnya. Misalnya, Anda mungkin berkata,"
Langkah 4. Atur waktu dengan benar
Beberapa pakar bisnis menyarankan bahwa waktu pengumuman prosedural mungkin merupakan faktor terbesar dalam mendapatkan karyawan. Tidak ada aturan yang jelas tentang kapan waktunya tepat, karena setiap situasi dan tempat kerja berbeda, tetapi menyadari bagaimana perubahan memengaruhi karyawan Anda dapat membantu Anda mengatur waktu pengumuman dan implementasi sedikit lebih baik.
- Jika prosedur baru memerlukan pelatihan tambahan, cobalah untuk mengatur waktu pelaksanaan prosedur tersebut dengan cara yang memberikan waktu yang cukup bagi karyawan Anda untuk bersiap. Misalnya, jangan umumkan prosedur baru pada hari Jumat jika prosedur tersebut mulai berlaku pada hari Senin berikutnya. Itu mungkin mengharuskan karyawan untuk datang selama akhir pekan untuk pelatihan atau berebut untuk mencari tahu pada hari perubahan itu ditayangkan.
- Jika memungkinkan, umumkan perubahan prosedural beberapa minggu sebelum perubahan itu terjadi. Ini akan memberi setiap orang kesempatan untuk membaca prosedur baru, memahami bagaimana mereka berbeda dari yang lama, dan belajar bagaimana membuat perubahan yang diperlukan.
Bagian 3 dari 3: Menerapkan Perubahan
Langkah 1. Jangan kehilangan identitas perusahaan Anda
Perubahan prosedural biasanya baik, tetapi tidak boleh terlalu radikal sehingga karyawan Anda tidak lagi mengenali perusahaan - setidaknya tidak dalam semalam. Ingatlah bahwa selain kenyamanan dalam keakraban, banyak karyawan Anda mungkin setia dan berdedikasi kepada perusahaan karena citra/identitasnya atau misi aslinya. Tidak apa-apa untuk mengubah aspek-aspek itu melalui rencana jangka panjang, tetapi membuat perubahan radikal dalam waktu singkat dapat mengasingkan atau membuat khawatir karyawan Anda yang paling setia.
Langkah 2. Cari masukan
Tingkat kepuasan karyawan Anda akan menjadi salah satu ukuran terbaik tentang seberapa efektif perubahan tersebut. Beberapa karyawan, tentu saja, akan menolak perubahan apa pun yang terjadi, tetapi karyawan lain mungkin menyukai arahan keseluruhan sambil ragu-ragu tentang bagaimana perubahan itu benar-benar diterapkan.
- Cara mudah untuk memastikan kepuasan karyawan dan mengukur setiap perubahan di masa depan yang mungkin diperlukan adalah dengan meminta umpan balik dari karyawan tentang perubahan tersebut. Beri tahu mereka bahwa meskipun Anda mungkin tidak terbuka untuk membalikkan perubahan, Anda menghargai masukan dan kolaborasi karyawan dalam hal bagaimana perubahan tersebut diterapkan.
- Pertimbangkan untuk membentuk gugus tugas atau komite untuk mencari umpan balik tentang bagaimana perubahan diterapkan dan masukan tentang bagaimana perubahan tersebut dapat lebih berhasil diterapkan.
Langkah 3. Hadiahi kinerja karyawan
Salah satu cara untuk membantu karyawan bergabung dengan perubahan prosedural baru adalah dengan menghasilkan tujuan jangka pendek untuk karyawan Anda dan memberi penghargaan kepada mereka yang memenuhi tujuan tersebut. Ini mungkin tampak seperti langkah yang tidak signifikan, tetapi dapat membantu membangun dukungan untuk perubahan dan menanamkan keinginan yang kuat untuk menerapkan perubahan tersebut.
Tips
- Dapatkan karyawan Anda bergabung dan terlibat dengan perubahan dalam prosedur sedini mungkin.
- Cobalah untuk mencari bantuan dari karyawan dengan bagian perencanaan atau implementasi dari proses ini.
- Mendorong fleksibilitas di tempat kerja. Semakin baik karyawan Anda beradaptasi dengan perubahan, semakin mudah proses ini bagi semua orang.
