Kita semua tahu bahwa terorganisir di tempat kerja itu penting, tetapi ini adalah perjuangan yang berkelanjutan bagi banyak orang. Percaya atau tidak, tetap teratur tidak sesulit kelihatannya. Beberapa perbaikan cepat dan beberapa solusi berkelanjutan membuatnya lebih mudah daripada yang pernah Anda pikirkan.
Langkah
Metode 1 dari 4: Mengelola Ruang dan Waktu Anda
Langkah 1. Pantau aktivitas Anda
Luangkan beberapa hari untuk membuat jurnal atau log aktivitas harian Anda. Ini akan membantu Anda melihat dengan tepat apa yang Anda lakukan yang bahkan mungkin tidak Anda sadari, dan ini akan memberikan gambaran awal tentang kesenjangan organisasi dan produktivitas. Latihan ini juga harus dilakukan dengan tujuan gambaran besar Anda. Melalui log aktivitas, Anda dapat melihat aktivitas apa yang mungkin membuang-buang waktu dan aktivitas mana yang benar-benar dapat mencapai tujuan Anda.
Langkah 2. Tentukan waktu produktivitas Anda
Beberapa dari kita adalah orang pagi, dan beberapa dari kita merasa ngeri membayangkan pagi hari. Anda mungkin sudah mengetahui jam berapa Anda paling produktif. Apakah Anda lebih suka malam hari, pagi hari, waktu makan siang, atau tepat sebelum atau sesudah jam sibuk hari kerja, manfaatkan waktu tersebut untuk memaksimalkan produktivitas Anda.
Langkah 3. Prioritaskan tugas Anda
Kita semua tahu bahwa beberapa tugas lebih penting daripada yang lain, tetapi kita tidak selalu memprioritaskannya. Jadi, kembangkan sistem peringkat dengan menandai atau menandai tugas-tugas penting, misalnya, dan jujur dan fleksibel. Gunakan pengingat, baik melalui kalender digital atau melalui catatan tempel di komputer atau meja Anda. Luangkan lebih banyak waktu dan energi Anda untuk item prioritas teratas dalam daftar Anda. Contohnya termasuk tugas sensitif waktu seperti hal-hal yang harus diselesaikan pada akhir bisnis atau besok. Anda mungkin juga memprioritaskan menanggapi klien, bos, atau siapa pun yang membayar tagihan. Dan jika Anda tidak yakin tentang sensitivitas atau pentingnya suatu tugas, selalu baik untuk bertanya.
Langkah 4. Selesaikan tugas cepat segera
Tidak semua tugas perlu diprioritaskan dan dijadwalkan untuk waktu penyelesaian di masa mendatang. Beberapa tugas membutuhkan waktu yang hampir sama untuk direncanakan atau dijadwalkan untuk diselesaikan. Jika itu masalahnya dan Anda dapat segera menyelesaikan tugas-tugas itu, lakukanlah! Menangani tugas cepat dengan segera juga membantu mencegah penundaan.
Langkah 5. Kelola kekacauan dan bahan kerja
Meja kami dengan mudah berpindah dari lokasi yang berantakan ke lokasi tornado, jelas menghambat organisasi. Beberapa orang bahkan beroperasi dengan kebijakan clean-desk-only. Meskipun itu tidak mutlak diperlukan, ambil langkah-langkah untuk membersihkan ruang kerja Anda.
- rapikan. Buang sampah Anda ke tempat sampah dan arsipkan bahan-bahan yang Anda butuhkan secara sistematis. Bersihkan kekacauan bila memungkinkan: selama jeda di hari kerja, istirahat, atau di sela-sela tugas.
- Segera bersihkan diri Anda. Dengan begitu, itu ada di benak Anda. Plus, Anda menghindari agitasi yang tak terhindarkan karena kekacauan saat ini menjadi bagian dari kekacauan masa depan Anda.
- Jauhkan persediaan yang diperlukan berguna. Tidak semua yang ada di sekitar Anda berantakan, tentu saja. Memiliki alat yang diperlukan tersedia menghemat waktu Anda dan memanfaatkan ruang berharga Anda dengan baik.
Langkah 6. Jadwalkan kegiatan dan janji temu
Beberapa orang hanya menjadwalkan rapat, tetapi tidak menjadwalkan aktivitas dalam daftar tugas mereka. Penjadwalan tugas yang paling penting serta janji dapat membantu. Anda mungkin juga "mengumpulkan" hari-hari Anda dengan mengadakan pertemuan hanya pada hari Selasa dan Kamis, misalnya. Buat beberapa lubang dalam jadwal Anda juga untuk waktu kreatif untuk diri sendiri atau untuk mengakomodasi hal-hal yang tidak terduga.
- Gunakan organizer dan kalender. Ini bisa berupa organizer pena dan kertas, atau kalender berbasis perangkat lunak dan aplikasi asisten pribadi, seperti iCalendar atau Google Now.
- Kategorikan aktivitas Anda. Aktivitas pengkategorian atau pengkodean warna dapat memberi Anda pengingat visual cepat tentang apa yang penting di mana. Misalnya, kategori dapat mencakup korespondensi, proyek, acara, rapat, curah pendapat, dan bahkan waktu istirahat atau olahraga dan gym.
- Sederhanakan teknologi Anda. Penyelenggara online dan platform email seperti Outlook, misalnya, dapat menggabungkan daftar tugas, kalender, dan alamat Anda. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi Anda tetapi juga membantu merampingkan pemikiran Anda.
- Delegasikan sedapat mungkin. Dalam kegilaan hari kerja, mudah untuk melupakan bahwa Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri. Delegasikan ke asisten atau, jika Anda sangat sibuk, mintalah seorang kolega untuk membantu Anda dengan tugas tertentu. Anda selalu dapat membayarnya nanti saat keadaan melambat.
Metode 2 dari 4: Menangani Email Secara Sistematis
Langkah 1. Periksa email pada waktu yang dijadwalkan
Tidak semua dari kita harus terpaku pada kotak masuk kita, karena banyak pesan sebenarnya tidak peka waktu seperti yang kita kira. Jika Anda bekerja di pekerjaan yang tidak memerlukan tindak lanjut email segera, periksa email Anda pada waktu yang dijadwalkan hanya sekitar tiga hingga empat kali per hari.
Langkah 2. File email
Gunakan folder pengarsipan dan bendera untuk keuntungan Anda daripada membiarkan pesan menumpuk di kotak masuk Anda. Folder dan subfolder di Outlook, misalnya, atau label Gmail dan beberapa kotak masuk dapat menjadi aset. Jika Anda seorang jurnalis, misalnya, folder Anda mungkin disebut Current Stories, Future Stories, Old Stories, Interviews & Sources, dan Pitch & Ideas.
Hapus dan arsipkan. Arsipkan penting, korespondensi lama, dan hapus sisanya. Pada contoh di atas, "Cerita Lama" adalah folder arsip jurnalis. Setelah Anda mulai menghapus email lama, Anda akan terkejut melihat berapa banyak email yang lebih layak untuk dibuang ke tempat sampah daripada di lemari arsip. Beberapa orang juga bersumpah dengan "kotak masuk nol," yang berarti tidak memiliki email yang belum dibaca (atau nol email di kotak masuk Anda, titik). Selain menggunakan folder dan label, Anda dapat mencapai kotak masuk nol dengan menggunakan fitur arsip, menghapus email lama selama waktu henti, dan menggunakan aplikasi decluttering email
Langkah 3. Gunakan bentuk komunikasi lain jika lebih efisien
Terkadang panggilan telepon cepat dapat melakukan pekerjaan 10 email bolak-balik. Jika demikian, buat panggilan! Jika Anda tahu bahwa pertukaran email memerlukan diskusi atau akan melibatkan banyak bolak-balik, terkadang lebih baik melakukan panggilan telepon. Anda akan sering mendapatkan lebih banyak detail melalui telepon, sementara Anda dan pihak lain dalam diskusi menghindari penyusunan email yang panjang dan memakan waktu. Anda bahkan dapat mengirim email ke kolega dan berkata, “Saya punya banyak pertanyaan untuk Anda tentang ini. Mungkin panggilan akan lebih mudah. Bisakah saya menelepon Anda dalam 5?”
Langkah 4. Batasi interupsi
Sementara istirahat strategis sangat membantu, interupsi selama waktu kerja Anda tidak. Interupsi dapat memperlambat Anda, memecah ritme kerja Anda, dan membuat Anda kehilangan jalan pikiran. Jadi, coba gunakan pesan jauh dan pesan suara saat Anda tahu Anda akan terlalu sibuk. Alat-alat ini tidak hanya untuk saat Anda tidak secara fisik di kantor; mereka dapat digunakan saat Anda terlalu sibuk. Banyak orang juga memiliki “kebijakan pintu terbuka”, tetapi Anda tidak benar-benar harus membuka pintu setiap saat. Anda bahkan dapat meninggalkan catatan ramah di pintu yang mengatakan, “Panggilan Konferensi Sedang Berlangsung” atau “Diisi. Kembali lagi nanti atau kirim email.”
Langkah 5. Memanfaatkan awan
Komputasi awan layak dipertimbangkan karena bisa lebih murah, terukur, lebih efisien, dan lebih mudah diperbarui. Konten yang tersedia di cloud sangat berguna karena Anda dapat mengaksesnya di seluruh perangkat Anda: komputer, tablet, smartphone, dll. Penyimpanan cloud juga berfungsi sebagai bentuk cadangan digital primer atau sekunder yang berguna. Hubungi manajer TI atau penyedia perangkat lunak Anda karena Anda mungkin sudah memiliki sejumlah ruang disk kosong yang tersedia di cloud atau tersedia dengan sedikit biaya tahunan.
Langkah 6. Gunakan bookmark online
Semua browser utama memiliki kemampuan bookmark di mana Anda dapat menyimpan dan mengatur alamat web favorit atau yang paling sering dikunjungi untuk akses cepat dan mudah. Manfaatkan mereka sehingga Anda tidak lupa situs penting untuk memeriksa berita atau pembaruan industri.
Metode 3 dari 4: Menggunakan Waktu untuk Keuntungan Anda
Langkah 1. Hindari multitasking
Semua ahli tampaknya setuju dengan yang satu ini. Meskipun mungkin terdengar cepat atau terlihat keren di TV, multitasking tidak efisien dan benar-benar dapat merusak efektivitas organisasi Anda. Alih-alih, curahkan perhatian penuh Anda pada satu tugas pada satu waktu, tangani, dan lanjutkan ke item berikutnya dalam daftar Anda.
Langkah 2. Buat jadwal atau jadwal untuk diri sendiri
Untungnya, sebagian besar pekerjaan tidak memerlukan penjadwalan segala sesuatu di hari Anda hingga menit. Namun, menjaga jadwal dasar dari sorotan dan tugas serta acara terpenting hari Anda dapat membantu Anda tetap pada tugas.
- Tetapkan batas waktu untuk aktivitas tertentu. Beberapa tugas tidak memerlukan batas waktu yang ditetapkan, tetapi yang lain harus memiliki parameter waktu untuk meningkatkan produktivitas Anda. Pikirkan tugas sepanjang hari Anda yang cenderung memakan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan, dan beri mereka batas waktu di masa depan.
- Anggaran waktu ekstra untuk kegiatan lain. Beberapa tugas, seperti yang telah Anda pelajari dari pengalaman, biasanya memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan, tetapi itu tidak selalu merupakan hal yang buruk. Untuk jenis kegiatan ini, dan untuk acara dan pertemuan yang sangat penting, misalnya, buat anggaran waktu ekstra sebelum dan sesudahnya.
Langkah 3. Gunakan aplikasi pengatur waktu, stopwatch, atau jam alarm
Ini bisa menjadi alat yang efektif bila digunakan dengan hemat. Beberapa orang suka menyetel alarm mereka 10, 15, atau 30 menit sebelumnya untuk memberi mereka peringatan dini atau waktu penyangga sebelum suatu aktivitas. Anda juga dapat mengatur peringatan pengingat.
Langkah 4. Hindari menunda aktivitas
Tanyakan pada diri Anda apakah penundaan itu mutlak diperlukan atau apakah dorongan ini hanya contoh dari penundaan. Jika Anda merasakan yang terakhir, jangan tunda daya! Namun, dalam kasus ketika menunda semua atau sebagian dari suatu kegiatan tidak dapat dihindari, pastikan untuk mencatat di mana Anda tinggalkan, dan menjadwal ulang dengan rencana konkret. Atau, Anda mungkin datang dengan rencana darurat. Misalnya, jika Anda harus membatalkan pertemuan tatap muka, mungkin Anda dapat mengadakan panggilan konferensi atau konferensi web sebagai gantinya.
Metode 4 dari 4: Tetap Sehat Jasmani dan Mental
Langkah 1. Beristirahatlah
Waktu henti mental penting untuk produktivitas kita dan sehat untuk pikiran. Terkadang kita begitu sibuk dengan pekerjaan kita sehingga kita tidak berhenti untuk istirahat yang sangat dibutuhkan. Beristirahat memberi kita istirahat yang dibutuhkan yang meningkatkan produktivitas kita, tetapi juga memberi kita kesempatan untuk mundur selangkah dan bertanya apakah apa yang telah kita lakukan adalah penggunaan waktu kita yang paling efisien atau tidak.
Langkah 2. Tidur Lebih Baik
Tanpa tidur yang cukup, Anda mungkin merasa pusing, lelah, atau lesu keesokan harinya, yang dapat mengganggu jadwal dan efisiensi Anda di tempat kerja. Bertujuan untuk tujuh hingga delapan jam tidur tanpa gangguan per malam.
Langkah 3. Jangan membandingkan diri Anda dengan rekan kerja
Sebagian besar pekerjaan rekan kerja kita berbeda dari pekerjaan kita, dan setiap orang memiliki metode organisasi yang berbeda yang bekerja untuk mereka. Metode yang masuk akal dan efisien bagi rekan kerja mungkin bukan metode terbaik untuk Anda dan sebaliknya.
Langkah 4. Terima bahwa organisasi adalah proses yang berkelanjutan
Jangan berharap menjadi sempurna. Organisasi sedang berlangsung dan membutuhkan perhatian terus-menerus. Anda tidak akan diatur secara optimal setiap hari, tetapi sedikit organisasi dapat meningkatkan efisiensi Anda.
