Jika seseorang mengecewakan Anda atau sesuatu yang mengecewakan terjadi pada Anda, wajar jika Anda merasa kesal, frustrasi, atau benar-benar marah. Namun, seringkali, respons terbaik adalah bersikap tenang dan tenang sehingga Anda dapat menyuarakan kekhawatiran dan kekecewaan Anda secara profesional. Mengekspresikan diri secara profesional tidak sulit dilakukan jika Anda tetap tenang dan tetap tenang. Apakah Anda memilih untuk mengomunikasikan rasa frustrasi Anda melalui email, surat, atau secara langsung, ini semua tentang menggunakan bahasa yang tepat dan berperilaku dengan benar.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mengirim Email Profesional
Langkah 1. Gunakan email untuk mengungkapkan kekecewaan tentang masalah yang berhubungan dengan pekerjaan
Jika Anda kecewa dengan rekan kerja atau manajer, email adalah cara yang bagus untuk mengungkapkan kekecewaan Anda, sambil juga menyimpan catatan digital jika terjadi masalah di masa mendatang. Anda juga dapat mengirim email jika Anda ditolak untuk mendapatkan peluang kerja potensial.
- Email juga merupakan cara yang baik untuk mengomunikasikan kekecewaan Anda kepada atasan Anda jika mereka menolak permintaan untuk sesuatu seperti liburan atau ide yang Anda sarankan.
- Meskipun mungkin menyakiti perasaan Anda, selalu merupakan ide yang baik untuk mengirim email tindak lanjut setelah ditolak untuk suatu pekerjaan.
Langkah 2. Tulis baris subjek pendek dan langsung jika Anda sedang menyusun email asli
Singkat dan jelas menunjukkan tentang apa email itu di baris subjek. Hindari menggunakan kalimat yang panjang atau bahasa yang kasar untuk membuat email Anda terlihat lebih profesional sehingga penerima akan menganggapnya lebih serius. Pilih subjek yang tidak lebih dari 5 kata dan ketik di baris subjek email.
Misalnya, jika Anda menulis email ke rekan kerja tentang tenggat waktu yang terlewat, Anda dapat menyertakan baris subjek yang terlihat seperti, "Batas Waktu Pengiriman yang Terlewat."
Catatan:
Jika Anda menanggapi email, seperti email yang memberi tahu Anda bahwa Anda ditolak untuk mendapatkan pekerjaan potensial, balas email asli daripada membuat yang baru sehingga Anda memiliki catatan korespondensi yang terorganisir.
Langkah 3. Mulailah email Anda dengan salam profesional untuk mengatur nada
Buka email Anda dengan salam formal sehingga jelas dari awal bahwa email Anda profesional. Pilih sapaan yang sesuai untuk hubungan Anda dengan orang tersebut. Misalnya, jika Anda menggunakan nama depan dengan manajer bernama Matthew Smith, Anda dapat memulai email Anda seperti, “Matt yang terhormat.”
- Jika Anda memiliki hubungan yang sangat terbuka dan santai dengan penerima, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, 'Hai Matt."
- Jika Anda menulis email kepada seseorang yang belum pernah Anda temui, mulailah dengan 'Kepada siapa yang berkepentingan."
- Untuk email grup dengan beberapa penerima yang ingin Anda tuju, cukup ucapkan, “Semua.”
Langkah 4. Tambahkan basa-basi singkat agar email tetap ramah
Setelah Anda menyapa penerima, buat baris pertama email Anda sebagai percakapan singkat atau menyenangkan yang menunjukkan bahwa Anda ramah tetapi profesional. Tetap singkat dan jangan membahas 2 atau 3 baris obrolan ringan sebelum Anda sampai ke inti email Anda.
- Coba mulai dengan sesuatu seperti, "Saya harap Anda baik-baik saja" atau "Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik".
- Jika hubungan Anda santai dengan orang tersebut, Anda dapat menyebutkan detail pribadi seperti, “Saya harap Anda bersenang-senang di konser akhir pekan lalu.”
Langkah 5. Nyatakan kekecewaan Anda dengan jelas di badan email
Setelah Anda mengatur panggung untuk email Anda dengan salam dan basa-basi singkat, langsung ke urusan mengungkapkan kekecewaan Anda. Beri tahu mereka dengan jelas bagaimana perasaan Anda, tetapi jaga agar bahasa Anda tetap formal dan hindari menggunakan sarkasme, ancaman, atau kata-kata kotor sehingga Anda terlihat seprofesional mungkin. Cantumkan semua keluhan Anda dan pertahankan isi email Anda menjadi 1 paragraf jika memungkinkan sehingga email terfokus pada subjek yang ada.
- Misalnya, jika Anda ditolak untuk mendapatkan pekerjaan potensial, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Saya menyesal mendengar bahwa Anda memutuskan untuk pergi ke arah yang berbeda. Saya menantikan kesempatan itu, jadi saya kecewa dengan keputusan untuk mempekerjakan orang lain.”
- Jika Anda menulis surat kepada rekan kerja atau karyawan untuk mengungkapkan kekecewaan Anda, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Saya baru menyadari bahwa kebijakan dan prosedur tertentu tidak diikuti dengan benar. Kebijakan ada karena suatu alasan, jadi mengecewakan mengetahui bahwa mereka telah diabaikan.”
Langkah 6. Jaga agar bahasa dan nada Anda tetap sopan di seluruh email
Gunakan bahasa formal dan hormat untuk menyampaikan kekecewaan Anda dengan jelas tanpa membuat penerima merasa seperti Anda menyerang mereka secara pribadi. Bayangkan bagaimana tulisan itu akan dirasakan jika dibaca oleh orang lain atau jika dipublikasikan dan buat tulisan Anda menjadi representasi profesional dari diri Anda sendiri.
- Jika Anda mengirim email kepada karyawan atau manajer, ada kemungkinan email Anda dibagikan dengan orang lain, jadi penting agar tulisan Anda sopan dan profesional.
- Misalnya, alih-alih mengatakan sesuatu seperti, "Saya tidak mengerti apa masalah Anda dan mengapa Anda menolak untuk mengikuti prosedur," katakan sesuatu seperti, "Seperti yang telah kita diskusikan sebelumnya, prosedur dirancang untuk membuat semua orang tetap sama. halaman, jadi mereka harus diikuti oleh semua orang.”
Langkah 7. Akhiri email Anda dengan nada positif dan ajakan bertindak
Akhiri email Anda dengan menyertakan informasi yang dapat ditindaklanjuti seperti mengatur pertemuan atau mengundang penerima untuk datang kepada Anda jika mereka memiliki pertanyaan. Sertakan beberapa catatan positif juga. Sebutkan hal-hal yang membuat Anda senang atau pujilah orang tersebut atas sesuatu yang telah mereka lakukan dengan baik sehingga mereka merasa bahwa Anda tidak hanya mencaci-maki mereka, tetapi juga mengutamakan kepentingan terbaik mereka.
- Misalnya, Anda dapat mengatakan kepada pewawancara Anda, “Tapi, saya berterima kasih atas kesempatan untuk mewawancarai perusahaan Anda. Tolong beri tahu saya jika ada sesuatu yang terbuka di masa depan!”
- Jika Anda menulis surat kepada karyawan atau rekan kerja, cobalah sesuatu seperti, “Saya tahu Anda telah bekerja sangat keras dalam hal ini, saya hanya ingin menyampaikan masalah yang saya hadapi agar Anda dapat mengawasinya. untuk setiap masalah potensial di masa depan.”
Langkah 8. Baca email dengan keras sebelum Anda mengirimnya untuk mendengar bagaimana bunyinya
Luangkan waktu sejenak untuk membaca seluruh email Anda dengan keras sehingga Anda dapat mendengar nada tulisan Anda dan mengoreksi kesalahan ejaan atau tata bahasa. Jika Anda menemukan kesalahan ketik, salah eja, atau bahasa yang kikuk, perbaiki! Jika nada Anda terlalu lembut atau terlalu keras, sesuaikan bahasanya agar terdengar profesional namun tegas. Ketika Anda puas dengan itu, kirimkan ke orang yang dituju.
- Anda juga dapat meminta teman atau rekan kerja membaca email Anda sebelum mengirimnya untuk memastikan kedengarannya baik-baik saja.
- Kesalahan ejaan atau kata-kata yang hilang benar-benar dapat menghilangkan dampak email Anda, jadi luangkan waktu Anda untuk mengoreksi tulisan Anda.
Metode 2 dari 3: Menulis Surat Pengaduan Resmi
Langkah 1. Kirim surat ke perusahaan atau jika Anda belum mendapatkan tanggapan
Jika Anda kecewa dengan produk atau perilaku perusahaan, menulis surat resmi yang merinci keluhan Anda adalah cara paling profesional untuk berkomunikasi dengan mereka. Jika Anda belum bisa menghubungi seseorang melalui cara lain, gunakan surat resmi sebagai upaya terakhir untuk mengungkapkan kekecewaan Anda dan merinci masalah Anda.
Anda juga dapat menggunakan surat sebagai upaya terakhir untuk membuktikan bahwa Anda mencoba menghubungi seseorang untuk mendiskusikan masalah Anda dengan mereka
Langkah 2. Nyatakan masalah Anda dengan jelas di kalimat pertama
Apa pun yang membuat Anda kecewa, jelaskan segera dengan meletakkannya di kalimat pertama surat Anda. Langsung dan ringkas dan nyatakan masalah atau keluhan Anda dengan jelas dan profesional untuk mengatur nada untuk seluruh surat Anda.
- Misalnya, jika Anda menulis ke perusahaan untuk mengeluh tentang kebijakan yang memengaruhi Anda, Anda bisa mulai dengan, "Saya menulis untuk mengungkapkan rasa frustrasi dan kekecewaan saya dengan kebijakan pengembalian perusahaan Anda."
- Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang belum dapat Anda hubungi, coba mulai dengan sesuatu seperti, “Saya menulis surat ini sehubungan dengan kegagalan Anda menjawab pertanyaan saya tentang uang jaminan saya setelah tidak dapat menghubungi Anda melalui telepon atau email.”
Langkah 3. Gunakan badan surat Anda untuk menambahkan rincian dan informasi yang terkait dengan masalah Anda
Setelah Anda menyatakan kekecewaan dan masalah Anda, gunakan sisa surat Anda untuk menambahkan detail dan informasi spesifik untuk memperluas surat Anda dan menjelaskan rasa frustrasi Anda. Sebutkan langkah-langkah yang telah Anda ambil untuk mengatasi masalah Anda serta upaya yang telah Anda lakukan untuk menghubungi mereka untuk mendapatkan bantuan.
Tip:
Jika Anda telah mencoba menghubungi mereka atau mereka telah berjanji untuk mengatasi masalah Anda, sebutkan tanggal Anda mencoba menghubungi mereka atau mereka berkomitmen untuk memperbaiki masalah tersebut.
Langkah 4. Hindari bahasa yang marah, sarkastik, atau mengancam dalam surat Anda
Sepanjang surat Anda, jagalah bahasa dan nada Anda tetap formal dan profesional. Jangan pernah menggunakan bahasa yang tidak senonoh atau mengancam dan hindari sarkasme agar tulisan Anda terlihat seprofesional mungkin.
- Jika Anda harus membuat surat untuk kasus pengadilan, Anda ingin membuat diri Anda terlihat seprofesional mungkin.
- Mengutuk atau menggunakan bahasa kasar akan membuat Anda terlihat agresif dan tidak profesional.
Langkah 5. Sertakan salinan dokumen apa pun yang relevan dengan keluhan Anda
Jika Anda memiliki gambar, kontrak, atau dokumen lain yang mendukung atau membuktikan klaim Anda, buat salinannya dan lampirkan pada surat Anda. Pastikan Anda merujuknya dalam surat Anda untuk menambahkan lebih banyak validitas pada klaim apa pun yang Anda buat.
Misalnya, dalam surat Anda, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Saya telah melampirkan gambar seperti apa produk jadi, yang seperti yang Anda lihat, jauh dari memuaskan."
Langkah 6. Tambahkan informasi kontak Anda setelah kesimpulan Anda
Akhiri surat Anda dengan paragraf yang merangkum masalah utama Anda dan tindakan yang ingin Anda ambil untuk mengatasinya. Jika Anda ingin orang atau perusahaan menghubungi Anda untuk mencoba memperbaiki masalah atau mendiskusikan masalah lebih lanjut, pastikan untuk menyertakan informasi kontak Anda di bagian bawah.
- Tanda tangani surat dengan penutup formal seperti, “Sungguh,” “Hormat kami,” atau “Dengan hormat” diikuti dengan nama Anda.
- Berikan nomor telepon atau alamat email yang Anda ingin mereka gunakan untuk menghubungi Anda.
Langkah 7. Kirim surat menggunakan surat bersertifikat sehingga harus ditandatangani
Gunakan surat bersertifikat atau opsi pengiriman surat yang mengharuskan penerima untuk menandatanganinya sehingga Anda memiliki bukti bahwa surat itu telah diterima. Simpan tanda terima jika Anda perlu membuktikan bahwa Anda menulis surat kepada mereka atau memberikannya untuk kasus pengadilan.
Metode 3 dari 3: Berbicara dengan Seseorang Secara Profesional
Langkah 1. Bicaralah dengan seseorang secara langsung jika Anda tidak ingin itu direkam
Jika Anda lebih suka mengungkapkan kekecewaan Anda tanpa jejak kertas atau tanpa khawatir percakapan Anda akan diteliti kemudian, percakapan tatap muka adalah cara yang harus dilakukan. Selain itu, percakapan langsung dengan seseorang memungkinkan Anda mengukur reaksi mereka dan menambahkan sentuhan yang lebih pribadi.
- Sering kali juga lebih cepat untuk berbicara dengan seseorang yang membuat Anda kecewa.
- Berbicara dengan seseorang memungkinkan Anda menggunakan bahasa tubuh dan nada suara Anda sendiri untuk benar-benar menyampaikan rasa frustrasi atau kekecewaan Anda.
Langkah 2. Minta orang tersebut untuk bertemu dengan Anda secara pribadi untuk membahas masalah tersebut
Bicaralah dengan orang itu jauh dari orang lain sehingga Anda dapat mengekspresikan diri Anda dengan bebas tanpa berpotensi mempermalukannya. Jadwalkan rapat atau minta mereka menemui Anda di suatu tempat seperti ruang konferensi, kantor, atau bahkan kedai kopi agar lebih profesional.
- Hubungi mereka atau kirimkan email untuk menanyakan waktu dan tempat terbaik bagi mereka.
- Jika Anda berada dalam situasi di mana Anda tidak dapat mengungkapkan kekecewaan Anda secara pribadi, cobalah untuk tetap seprofesional mungkin dan tetap tenang.
Tip:
Jika Anda perlu segera berbicara dengan mereka, beri tahu mereka sesuatu seperti, “Apakah Anda punya waktu sebentar? Saya perlu berbicara dengan Anda.”
Langkah 3. Mulailah percakapan dengan berterima kasih kepada mereka dan menanyakan kabar mereka
Sebelum Anda mulai mengungkapkan kekecewaan Anda, luangkan waktu sejenak untuk berterima kasih kepada orang tersebut karena telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan Anda dan mengukur suasana hatinya. Tanyakan bagaimana kabar mereka dan apakah mereka siap untuk berbicara dengan Anda tentang masalah ini. Jika mereka tampak marah atau gelisah, cobalah untuk menenangkannya atau menunggu untuk berbicara dengannya nanti. Jika mereka tampak baik-baik saja, lanjutkan dan mulailah mendiskusikan masalah atau masalah Anda.
- Memulai dengan langkah yang benar akan membantu percakapan berjalan lancar dan profesional.
- Misalnya, Anda dapat memulai dengan mengatakan sesuatu seperti, “Terima kasih banyak atas waktu Anda. Saya tidak akan memakan waktu terlalu lama, saya hanya benar-benar perlu mendiskusikan sesuatu dengan Anda.”
Langkah 4. Nyatakan keluhan Anda dengan jelas dan langsung
Beri tahu orang tersebut mengapa Anda kecewa dengan menggunakan bahasa yang spesifik dan tidak emosional. Bersikaplah langsung dan objektif dan buat daftar semua alasan Anda tidak puas, tetapi hindari mencaci-maki mereka dengan daftar kesalahan. Gunakan bahasa yang tenang dan profesional untuk menyampaikan perasaan Anda dan hindari meninggikan suara Anda atau menggunakan kata-kata kotor.
- Berteriak dan memaki hanya akan membuat Anda terlihat agresif dan tidak profesional.
- Misalnya, beri tahu mereka bagaimana perasaan Anda tanpa menjadi terlalu emosional. Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Ketika Anda melakukan sesuatu seperti itu, itu benar-benar membuat saya merasa seperti Anda tidak peduli tentang bagaimana hal itu memengaruhi saya, dan sejujurnya, itu menyakitkan dan mengecewakan.
Langkah 5. Tanyakan kepada mereka apakah mereka memiliki pertanyaan sebelum Anda mengakhiri pertemuan Anda
Setelah Anda mengungkapkan kekecewaan Anda dan menjelaskan alasan Anda, beri dia kesempatan untuk berbicara. Tanyakan kepada mereka apakah mereka memiliki pertanyaan untuk Anda atau jika mereka tidak jelas tentang apa pun yang Anda katakan kepada mereka sehingga tidak ada kebingungan. Kemudian, ucapkan terima kasih lagi karena telah bertemu dengan Anda sebelum Anda mengakhiri percakapan.
Jika memungkinkan, tawarkan solusi atau perbaikan untuk masa depan
Tips
- Jangan pernah mengetik email, menulis surat, atau melakukan percakapan saat Anda sedang marah. Ambil beberapa napas untuk menenangkan diri sebelum Anda mulai sehingga Anda memiliki pikiran yang jernih.
- Hindari berbicara dengan seseorang di depan orang lain. Tunggu sampai mereka tersedia untuk berbicara dan bertemu dengan mereka secara pribadi.
