Di bawah Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA), karyawan Anda memiliki hak untuk menyerahkan Anda untuk sejumlah pelanggaran keselamatan terkait pekerjaan, termasuk penggunaan bahan berbahaya, perlindungan kebakaran, atau paparan kebisingan. Mengetahui bagaimana menanggapi keluhan OSHA, dan memiliki seperangkat prosedur yang ada, akan membantu perusahaan Anda tetap dalam bisnis dan memenuhi semua kebutuhan peraturan yang ditangani oleh keluhan tersebut.
Langkah
Bagian 1 dari 4: Bereaksi terhadap Panggilan Telepon Awal
Langkah 1. Jangan panik
Menerima keluhan OSHA mungkin akan mengejutkan Anda, tetapi jangan panik! Yang perlu Anda lakukan adalah tetap tenang dan hormat, dengarkan baik-baik dan ikuti instruksi, buat perubahan yang diperlukan, dan kirim surat balasan yang menampilkan ini. Bahkan, keluhan OSHA Anda harus diselesaikan dalam hitungan hari.
Langkah 2. Dengarkan baik-baik
Saat Anda menerima panggilan telepon awal yang memberi tahu Anda tentang keluhan OSHA, dengarkan baik-baik perwakilan di telepon. Hindari mengajukan pertanyaan apa pun! Bersikaplah seprofesional mungkin dan tuliskan semua informasinya.
Langkah 3. Menahan diri dari mengakui atau menjelaskan apa pun
Saat Anda sedang berbicara di telepon dengan perwakilan, jangan mengakui, menyangkal, atau menjelaskan apa pun. Sekarang bukan waktunya untuk itu. Cukup dengarkan dan ambil informasi sebanyak mungkin. Selama panggilan telepon ini, tahan lidah Anda.
Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Saya tidak dapat mengonfirmasi atau menyangkal tuduhan ini,” atau sederhana, “Bukan kebijakan perusahaan kami untuk langsung merespons.”
Langkah 4. Ekspresikan perhatian yang tulus
Setelah Anda mendengar apa yang dikatakan perwakilan tersebut, luangkan waktu sejenak untuk mengungkapkan perhatian profesional yang tulus. Ilustrasikan bahwa Anda menanggapi keluhan ini dengan sangat serius.
Anda dapat menyatakan keprihatinan Anda secara langsung dengan mengatakan, "Saya menanggapi keluhan ini dengan sangat serius. Keselamatan karyawan dan tempat kerja saya sangat penting bagi saya."
Langkah 5. Umumkan niat Anda untuk mematuhi
Jelaskan bahwa Anda bermaksud untuk meninjau tuduhan dengan hati-hati saat Anda menerima surat resmi pengaduan, dan mematuhi petunjuk yang disebutkan di dalamnya. Jelaskan bahwa Anda akan melakukan apa pun yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan keluhan ini dan memperbaiki situasi.
Anda mungkin berkata, "Saya memiliki niat untuk menyelidiki masalah ini dan memperbaiki masalah apa pun secepat mungkin."
Langkah 6. Ucapkan terima kasih kepada perwakilan OSHA
Di akhir panggilan telepon Anda, pastikan untuk berterima kasih kepada perwakilan atas waktu mereka. Ini membantu untuk menutup komunikasi dengan nada positif dan profesional.
Bagian 2 dari 4: Menanggapi Surat Pengaduan
Langkah 1. Tinjau standar OSHA yang dikutip dalam surat tersebut
Segera setelah panggilan telepon Anda, Anda akan menerima korespondensi faks dari OSHA. Ini adalah surat pengaduan resmi Anda. Tinjau surat ini dengan sangat hati-hati, dan tentukan sifat pengaduannya.
Langkah 2. Kirimkan salinan surat pengaduan Anda
Menurut instruksi OSHA, Anda harus memposting salinan surat keluhan Anda di papan buletin perusahaan, di mana semua karyawan dapat melihatnya.
- Kutipan harus tetap diposting selama tiga hari kerja (tidak termasuk akhir pekan atau hari libur) atau sampai masalah diperbaiki.
- Ini harus dilakukan bahkan jika Anda menentang kutipan.
Langkah 3. Tanda tangani dan faks kembali "Certificate of Posting
Setelah Anda mengeposkan salinan surat ini di mana karyawan Anda dapat melihatnya, tanda tangani “Sertifikat Pengeposan” yang disertakan dan faks kembali ke nomor yang disediakan. Simpan tanda terima faks Anda sebagai bukti.
Langkah 4. Selidiki tuduhan
Perhatikan setiap elemen keluhan OSHA selengkap mungkin. Bahkan jika Anda kecewa dengan keluhan tersebut, atau tidak terlalu yakin dengan keabsahannya, carilah area yang perlu ditangani atau diperbaiki.
Langkah 5. Atur rencana koreksi Anda
Setelah Anda menyelidiki semua potensi masalah, buatlah rencana untuk memperbaikinya, dan segera jalankan rencana Anda. Catat setiap perubahan penting melalui foto, kwitansi, atau dokumentasi lainnya.
Bagian 3 dari 4: Menyusun Surat Balasan Anda
Langkah 1. Bertindak cepat
Anda harus menyusun surat balasan Anda tidak lebih dari tiga hari setelah menerima surat keluhan Anda. Setelah keluhan diterima, Anda hanya memiliki waktu lima hari untuk sepenuhnya mengatasi situasi dan mengirimkan balasan, jadi jangan buang waktu.
Langkah 2. Gunakan format yang jelas
Perhatikan baik-baik format surat pengaduan Anda, perhatikan kata-kata yang digunakan, dan perhatikan nadanya. Anda akan ingin mencocokkan format dan nada surat yang Anda terima.
- Alamat surat Anda mencerminkan informasi pada surat keluhan yang Anda terima (termasuk nama perwakilan yang menandatangani surat keluhan Anda).
- Sertakan nomor pengaduan resmi Anda di baris subjek.
- Cocokkan salam surat Anda dengan yang digunakan dalam surat pengaduan.
- Nyatakan niat Anda dengan surat itu (misalnya, untuk mengatasi tuduhan dan mempresentasikan temuan Anda) dalam pendahuluan Anda.
Langkah 3. Batasi diri Anda pada fakta
Di sisa surat Anda, nyatakan fakta sesederhana dan sejelas mungkin. Ini bukan tempat untuk menjelek-jelekkan seorang karyawan, mencoba menyangkal tuduhan, atau mencoba menyalahkan orang lain. Keluhan Anda akan paling cepat diselesaikan jika Anda hanya mengatasi tuduhan dan menjelaskan apa yang telah Anda lakukan untuk memperbaiki situasi.
Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Pada tanggal 5 November, saya menerima keluhan OSHA nomor 2845. Selama dua hari berikutnya, kami menyelidiki kutipan 1-3 dan menetapkan tindakan korektif. Pada tanggal 7 November, kami memperbaiki kutipan 1 (penggunaan yang tidak benar lemari asam) dengan mengganti peralatan (lihat kuitansi dan foto terlampir)
Langkah 4. Berikan dokumentasi
Kirim surat Anda bersama dengan dokumen tambahan yang akan membantu Anda menutup kasus Anda. Ini mungkin termasuk pesanan pembelian, tanda terima, hasil pemantauan, informasi kontak vendor/kontraktor, foto, atau dokumen lain yang memverifikasi perubahan yang Anda buat.
Langkah 5. Kirim surat
Atur agar surat dikirim melalui Surat Bersertifikat (dengan permintaan tanda terima tanda terima), atau melalui kurir pribadi. Jangan lupa tentang tenggat waktu lima hari Anda!
Langkah 6. Hubungi dan tindak lanjuti
Jika Anda belum mendengar apa pun tentang keluhan Anda hingga akhir tiga hari kerja setelah tanggal penerimaan yang Anda antisipasi, hubungi dan tindak lanjuti. Siapkan nomor kasus Anda, dan mintalah laporan status.
Langkah 7. Mempersiapkan inspeksi
Ada kemungkinan bahwa inspektur OSHA dapat muncul tanpa peringatan ke fasilitas Anda. Bersikap baik, profesional dan sopan, dan hanya menjawab pertanyaan spesifik yang diajukan oleh inspektur.
Langkah 8. Bayar denda apa pun
Bergantung pada sifat dan tingkat keparahan keluhan, Anda mungkin juga diminta untuk membayar denda. Denda ini harus dibayar dalam waktu 15 hari kerja sejak diterimanya kutipan dengan mengirimkan cek langsung ke OSHA. Sampai pembayaran Anda diterima, kasus Anda tidak akan terselesaikan.
Bagian 4 dari 4: Menggugat Pengaduan OSHA
Langkah 1. Mintalah konferensi informal
Jika Anda mempertimbangkan untuk menentang keluhan Anda, sangat dianjurkan bagi Anda untuk menelepon dan meminta konferensi informal dengan perwakilan OSHA setempat. Selama konferensi ini, Anda akan bisa lebih memahami sifat pelanggaran Anda, mendiskusikan metode untuk koreksi, mendiskusikan opsi penyelesaian, dan bahkan mungkin menyelesaikan kutipan dan hukuman yang disengketakan.
Ini juga dapat dilakukan jika niat Anda adalah untuk mematuhi sepenuhnya, atau jika Anda tidak yakin jurusan apa yang harus diambil
Langkah 2. Buat konsep dan kirimkan “Pemberitahuan Niat untuk Kontes
” Jika Anda telah menyimpulkan bahwa setiap elemen keluhan tidak berdasar, atau jika Anda tidak setuju dengan biaya yang ditetapkan atau tanggal pengurangannya, Anda harus menyerahkan Pemberitahuan Niat Resmi untuk Kontes dalam waktu 15 hari kerja sejak diterimanya kutipan Anda. Surat Anda harus menyatakan dengan tepat apa yang disengketakan - kutipan, bagian dari kutipan, jumlah biaya, atau tanggal pengurangan - sejelas mungkin. Kemudian kirimkan pemberitahuan ini melalui surat resmi.
Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Saya ingin menggugat kutipan dan hukuman yang diajukan untuk item 2 dan 3 dari kutipan yang diterbitkan 5 November 2015.”
Langkah 3. Tunggu OSHRC menjadwalkan sidang
Segera setelah Pemberitahuan Niat untuk Kontes Anda diterima, kasus Anda akan resmi dalam proses pengadilan. Tanggal pengurangan dan biaya Anda akan ditangguhkan sampai keputusan tercapai, dan kasus Anda diteruskan ke OSHRC. OSHRC adalah lembaga independen yang terpisah dari Departemen Tenaga Kerja. OSHRC akan menjadwalkan sidang untuk kasus Anda.
Langkah 4. Hadiri sidang
Setelah tanggal sidang Anda ditetapkan, Anda akan ingin mulai mempersiapkan sidang Anda, dan pastikan Anda dapat hadir. Anda mungkin ingin mendapatkan dewan hukum, yang akan membantu Anda untuk mempresentasikan kasus Anda. Baik pengusaha maupun karyawan berhak untuk berpartisipasi dalam sidang ini.
Langkah 5. Pilih untuk menerima atau mengajukan banding atas keputusan tersebut
Pada sidang ini keputusan akan dicapai, baik mempertahankan kutipan awal dan biaya, memodifikasi mereka untuk memperhitungkan kontestasi spesifik Anda, atau memberhentikan mereka. Salah satu pihak kemudian memiliki kesempatan untuk menerima keputusan atau mengajukan banding untuk penyelidikan lebih lanjut oleh OSHRC. Jika kasus ini masih belum terselesaikan, maka akan dilanjutkan ke Pengadilan Sirkuit Federal.
Tips
- Hormati hak karyawan Anda untuk mengajukan keluhan OSHA. Bagian 11(c) dari Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja melarang bisnis apa pun untuk melepaskan karyawan atau melakukan pembalasan terhadapnya karena pelaporan pelanggaran atau pengajuan keluhan OSHA.
- Jangan mengajukan pertanyaan atau membuat alasan ketika berhadapan dengan OSHA. Alih-alih berterus terang dan ringkas dengan komunikasi Anda dengan mereka, dan hanya menangani keluhan yang ada.
- Jika penyelidik OSHA muncul di bisnis Anda, Anda tidak diharuskan untuk membiarkan mereka masuk sampai semua personel manajemen berada di lokasi. Beritahu semua resepsionis dan penjaga keamanan tentang fakta ini.
- Jika masalah ini tidak segera diselesaikan, Anda mungkin ingin mendapatkan penasihat hukum.
