Jika Anda bekerja di kantor medis, atau Anda memulai praktik Anda sendiri, menjadwalkan janji temu pasien adalah salah satu tugas terpenting Anda. Menjaga jadwal janji temu Anda terorganisir dengan baik akan memastikan bahwa tidak ada pasien yang "tersesat" dalam sistem dan baik pasien maupun dokter memiliki pengalaman yang menyenangkan di kantor. Sementara itu, memaksimalkan produktivitas dalam jadwal Anda akan memungkinkan Anda untuk memesan lebih banyak janji dan meningkatkan pendapatan kantor Anda.
Langkah
Metode 1 dari 3: Menyiapkan Sistem Penjadwalan Janji Temu
Langkah 1. Biarkan pasien memesan janji temu melalui telepon, secara langsung, dan online
Dengan cara ini, Anda akan memastikan mendapatkan pasien sebanyak mungkin dan tidak kehilangan pasien potensial yang tidak dapat membuat janji dengan satu cara tertentu. Memungkinkan orang membuat janji temu secara online juga memungkinkan Anda memanfaatkan akses online 24/7 dan membiarkan pasien memesan janji temu setelah jam kerja.
- Selain efisiensi tambahan ini, pasien juga umumnya melaporkan merasa lebih nyaman dan tidak terbebani oleh penjadwalan mandiri online daripada membuat janji melalui telepon.
- Ada berbagai macam perangkat lunak penjadwalan janji temu online yang dapat Anda beli untuk digunakan di kantor Anda. Beberapa perangkat lunak yang paling populer termasuk AppointmentPlus, Booker, dan Thryv. Tentu saja, Anda juga dapat membuat perangkat lunak penjadwalan sendiri jika Anda memiliki keterampilan pengkodean dan pengembangan!
Langkah 2. Tawarkan kepada pasien beberapa opsi slot waktu untuk janji temu mereka
Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda memberi pasien Anda sebanyak mungkin pilihan sehingga mereka dapat memilih slot waktu terbaik untuk jadwal khusus mereka. Ini mungkin tampak jelas, tetapi sangat penting untuk membuat pasien Anda senang dan mengurangi kemungkinan mereka harus membatalkan janji karena konflik waktu.
Misalnya, alih-alih bertanya kepada pasien apakah Selasa pukul 1:00 cocok untuk mereka, beri mereka kesempatan untuk memilih slot waktu yang tersedia yang sesuai untuk mereka, seperti Selasa dari pukul 1:00-2:00, 2:00-3:00, atau 4:00-5:00
Langkah 3. Catat informasi kontak setiap pasien yang dijadwalkan
Anda harus dapat menghubungi mereka untuk mengingatkan mereka tentang janji yang akan datang atau menjadwal ulang pemesanan berikutnya. Pastikan Anda menanyakan nomor telepon, alamat email, dan alamat surat orang tersebut saat mereka pertama kali memesan janji temu.
Jika orang tersebut membuat janji secara langsung atau melalui telepon, cukup tanyakan informasi ini kepada mereka. Jika mereka membuat janji temu secara online, pastikan untuk menyertakan area di portal online Anda untuk informasi kontak pasien
Langkah 4. Kirim pengingat pasien sehari sebelum janji mereka
Jika pasien lupa waktu janji temu dan tidak muncul, ini menyebabkan banyak waktu terbuang dalam jadwal Anda. Menggunakan pengingat mengurangi risiko pasien gagal datang untuk janji mereka dan dengan demikian membantu mencegah pemborosan waktu ini.
- Menelepon atau mengirim pesan kepada pasien adalah jenis pengingat terbaik, karena mereka lebih cenderung melihat panggilan atau teks masuk daripada melihat email baru dalam waktu singkat.
- Menggunakan sistem pengingat juga dapat meningkatkan pembatalan dan penjadwalan ulang janji temu yang tidak diinginkan, yang dapat membuat pasien merasa lebih memegang kendali dan dengan demikian lebih puas dengan waktu janji temu mereka.
Langkah 5. Miliki penjadwal janji temu yang ditunjuk untuk kantor Anda
Jika Anda tidak hanya bertanggung jawab untuk menjaga jadwal janji temu untuk kantor Anda, pekerjakan atau tunjuk seseorang untuk menjadi penjadwal janji temu utama. Menempatkan tanggung jawab untuk menjadwalkan janji temu dengan 1 orang akan memungkinkan prosedur penjadwalan yang lebih teratur dan mengarah pada jadwal yang lebih mencerminkan kebutuhan pasien dan preferensi masing-masing dokter.
Misalnya, jika 1 orang bertanggung jawab untuk menjadwalkan janji temu, mereka dapat fokus pada hal-hal seperti mencocokkan pasien atau kondisi tertentu dengan dokter tertentu alih-alih membagi perhatian mereka di antara beberapa tugas
Metode 2 dari 3: Membedakan Pasien Dalam Jadwal
Langkah 1. Kelompokkan pasien dengan kondisi atau masalah serupa pada hari yang sama
Dokter umumnya menghargai merawat pasien serupa secara berurutan, karena hal itu menambah konsistensi pada pekerjaan mereka dan menempatkan mereka dalam pola pikir medis yang lebih fokus. Dengan demikian, mengatur jadwal janji temu Anda dengan cara ini akan membuat dokter di kantor Anda lebih bahagia dan memungkinkan pasien Anda menerima perawatan yang lebih efektif.
Misalnya, jika ada beberapa pasien yang menjadwalkan janji temu untuk kondisi kulit selama minggu tertentu, coba atur agar semua janji temu mereka jatuh pada hari yang sama dalam minggu itu
Langkah 2. Gunakan bagan triase untuk memprioritaskan janji berdasarkan keseriusan
Bagan harus mencakup kriteria seperti gejala yang dilaporkan, urgensi janji temu, dan lama janji temu. Saat Anda menambahkan janji temu baru ke jadwal, lihat bagan ini untuk menentukan apakah akan memesan janji temu pada hari yang sama, dalam beberapa hari ke depan, atau dalam beberapa minggu ke depan.
- Misalnya, jika seseorang menelepon untuk membuat janji dan melaporkan gejala seperti nyeri hebat dan sesak napas, masukkan ke dalam jadwal sesegera mungkin karena kondisinya bisa sangat serius.
- Jika tidak ada ruang dalam jadwal untuk melihat seseorang dengan kondisi mendesak segera dan Anda perlu menjadwal ulang janji temu pasien lain, Anda juga dapat menggunakan bagan untuk menentukan janji temu mana yang dapat ditunda.
Langkah 3. Hindari pemesanan ganda pasien baru dan pasien dengan masalah kompleks
Janji temu ini akan membutuhkan lebih banyak waktu dan perhatian daripada yang dibutuhkan pasien yang kembali. Sebaliknya, jadwalkan pasien "bekerja" yang membutuhkan sedikit perhatian bersama pasien baru, sehingga perawat dapat melakukan check-in awal pada pasien baru saat dokter bekerja dengan pasien yang bekerja.
- Meskipun pemesanan ganda dengan cara ini dapat membantu Anda menemui lebih banyak pasien dalam sehari, hal itu dapat menyebabkan Anda mengalami masalah ketika keadaan tak terduga muncul. Pertahankan pemesanan ganda seminimal mungkin untuk menghindari masalah di telepon.
- Menjadwalkan pasien "bekerja" juga merupakan cara yang baik untuk membuat triase pasien berdasarkan kebutuhan mereka dan memberikan lebih banyak ruang janji temu bagi mereka yang memiliki masalah yang lebih serius.
Langkah 4. Rencanakan jadwal Anda seputar fluktuasi musiman dalam kebutuhan pasien
Berdasarkan demografi klien Anda, Anda mungkin akan melihat banyak janji temu dipesan sekitar waktu yang sama tahun secara teratur. Gunakan pengalaman masa lalu untuk memprediksi fluktuasi musiman ini dan sisakan ruang yang cukup dalam jadwal untuk mengakomodasi kebutuhan pasien Anda.
- Misalnya, Anda mungkin melihat banyak orang menjadwalkan pemeriksaan untuk anak-anak mereka di awal tahun ajaran baru, yang mengharuskan Anda untuk mencoba memberikan ruang untuk janji temu ini sebelum dan sesudah sekolah setiap hari.
- Secara umum, waktu tersibuk tahun untuk kantor dokter termasuk awal tahun ajaran baru (yaitu, Agustus), musim alergi (yaitu, April-Juni), dan musim flu (yaitu, Oktober-Februari).
Metode 3 dari 3: Mempertahankan Jadwal Janji Temu yang Efisien
Langkah 1. Buat garis waktu mingguan untuk mengatur jadwal Anda
Garis waktu Anda harus mencakup informasi seperti berapa banyak pasien yang harus dijadwalkan oleh kantor Anda setiap minggu, berapa jam anggota staf dapat bekerja, dan berapa hari seorang pasien dapat menunggu sebelum menemui dokter. Memiliki informasi ini di timeline Anda akan membantu Anda menyeimbangkan kebutuhan pasien dengan kebutuhan pekerja kantor Anda.
Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa Anda telah menjadwalkan cukup banyak pasien untuk memenuhi kebutuhan kantor Anda selama satu minggu, Anda kemudian dapat memprioritaskan penjadwalan pasien yang tidak memiliki kondisi mendesak selama minggu berikutnya
Langkah 2. Gunakan penjadwalan gelombang yang dimodifikasi untuk menghindari penumpukan pasien
Dalam model penjadwalan ini, janji pasien dikelompokkan di dekat awal jam dan akhir jam dibiarkan terbuka. Dengan jadwal seperti ini, ruang terbuka di penghujung jam berfungsi sebagai penyangga ketika janji temu berjalan lebih lama dari yang diharapkan atau keadaan tak terduga lainnya muncul.
- Model penjadwalan gelombang yang dimodifikasi akan secara drastis mengurangi waktu tunggu pasien, sehingga mengarah pada kepuasan pasien yang lebih besar secara keseluruhan.
- Jika Anda memiliki waktu kosong di penghujung jam kerja, Anda dapat menggunakan waktu itu untuk menyelesaikan tugas lain di kantor, seperti mengarsipkan dokumen, menelepon, atau bahkan mengadakan rapat staf.
Langkah 3. Gunakan daftar tunggu untuk menghindari kehilangan ruang jadwal setelah pembatalan
Dengan memiliki daftar tunggu, Anda dapat menambahkan pasien ke jadwal pada menit terakhir jika janji temu yang dijadwalkan sebelumnya dibatalkan. Ini akan meminimalkan jumlah waktu dan pendapatan yang akan hilang dari kantor Anda ketika pasien membatalkan Anda.
Buat daftar tunggu Anda dalam format digital dan atur sehingga Anda dapat langsung mengirim teks atau email ke pasien dalam daftar saat slot jadwal terbuka. Ini jauh lebih efisien daripada harus menghubungi pasien dalam daftar melalui telepon
Langkah 4. Atur waktu kedatangan 20 menit lebih awal dari waktu janji
Ini akan memberi staf di stasiun check-in banyak waktu untuk mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dari pasien sebelum janji temu mereka dengan dokter. Mengatur waktu janji temu dengan cara ini mencegah jenis penundaan yang dapat mengganggu jadwal sepanjang hari.
