Perencana harian akan memudahkan Anda untuk mengingat janji, tugas, aktivitas yang menyenangkan, dan tenggat waktu yang penting. Namun, akan sangat sulit untuk memulai kebiasaan menggunakan, memperbarui, dan membawa serta agenda harian. Untungnya, ada beberapa trik yang akan mempermudah mengintegrasikan agenda harian Anda ke dalam kehidupan sehari-hari dengan cara yang mulus dan efisien.
Langkah
Bagian 1 dari 2: Memiliki Bahan yang Tepat
Langkah 1. Pertimbangkan untuk apa Anda akan menggunakan agenda harian
Ada banyak jenis perencana hari yang berbeda, cocok untuk tugas dan kepribadian yang berbeda. Beberapa agenda harian adalah buku catatan berjajar yang sangat sederhana; perencana hari lainnya memiliki bagian yang berbeda untuk berbagai jenis tugas. Luangkan waktu sejenak untuk memikirkan mengapa Anda ingin menggunakan agenda harian dan untuk apa Anda menggunakannya. Sangat penting untuk mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini karena Anda akan lebih cenderung menggunakan perencana harian Anda jika itu menjadi satu-satunya alat perencanaan Anda: menyimpan lebih dari satu perencana hari pada satu waktu akan membingungkan dan akan mengalahkan tujuannya. Bertanya pada diri sendiri:
- Apakah saya memerlukan bagian untuk nomor telepon?
- Apakah saya akan menggunakannya terutama untuk mengingat janji?
- Apakah saya menginginkan perencana hari yang bertahan lebih dari satu tahun?
- Apakah saya ingin perencana harian saya mengganti alat pengorganisasian lain (seperti daftar tugas saya)?
- Apakah saya menginginkan buku catatan sederhana, biasa, atau yang memiliki banyak fitur dan bagian berbeda?
- Apakah saya lebih suka memiliki perencana hari yang cukup kecil untuk dimasukkan ke dalam saku atau yang cukup besar untuk menangani catatan dari rapat saya?
- Apakah saya menginginkan perencana hari yang menyediakan lebih banyak ruang untuk hari kerja, atau akankah saya memerlukan perencana hari saya terutama untuk kegiatan akhir pekan?
Langkah 2. Belilah perencana yang sesuai dengan kebutuhan Anda
Perencana hari dapat dibeli di berbagai toko, seperti toko peralatan kantor, toko alat tulis, toko kalender, dan online. Mereka dapat berharga di mana saja dari hanya beberapa dolar hingga lebih dari $ 50. Meskipun estetika perencana hari Anda penting, perhatikan terlebih dahulu dan terutama tata letak dan bagian dari perencana hari. Pastikan bahwa agenda harian yang Anda beli diatur dengan cara yang menurut Anda menyenangkan dan masuk akal mengingat gaya hidup dan tanggung jawab Anda.
Langkah 3. Pertimbangkan estetika perencana hari Anda
Meskipun fungsi adalah hal yang paling penting, Anda akan cenderung terbiasa menggunakan agenda harian yang menurut Anda menarik dan enak dipandang. Beberapa perencana hari sangat sederhana, hanya dengan sampul kulit hitam polos. Lainnya cerah dan aneh, dengan banyak desain dan pola yang rumit. Estetika apapun baik-baik saja asalkan sesuai dengan kesopanan profesional di tempat kerja Anda.
Perhatikan estetika bagian dalam perencana serta bagian luarnya. Beberapa orang lebih suka halaman tidak bergaris daripada halaman bergaris, misalnya. Beberapa orang menyukai simetri; orang lain mungkin menyukai tata letak yang lebih dinamis. Anda mungkin juga lebih suka tipografi tertentu daripada yang lain. Pastikan bahwa Anda menemukan agenda harian Anda menyenangkan untuk dilihat--dalam dan luar--untuk lebih mendorong penggunaan harian Anda
Langkah 4. Siapkan pena dan pensil
Perencana harian Anda tidak akan banyak membantu jika Anda tidak dapat menuliskan apa pun di dalamnya. Pastikan untuk menyimpan banyak pensil tajam dan pulpen di tempat-tempat yang kemungkinan besar akan Anda gunakan agenda harian Anda. Ini termasuk:
- Tas kerja atau tas kerja Anda
- dompet Anda
- Meja kerja Anda
- Meja Anda di rumah
- Dekat dengan telepon rumah Anda
- Jika Anda adalah seseorang yang selalu kehilangan pena dan pensil, pertimbangkan untuk menyimpan pensil darurat di dalam agenda harian Anda sendiri. Beberapa perencana hari bahkan memiliki sedikit ruang penyimpanan yang dapat Anda gunakan untuk pensil cadangan.
Bagian 2 dari 2: Menggunakan Perencana Hari Anda Secara Efektif
Langkah 1. Putuskan untuk menggunakan agenda harian setiap hari
Orang-orang yang membuat komitmen yang solid lebih mungkin untuk dapat menjaga komitmen tersebut. Kebiasaan sangat sulit untuk diubah, tetapi mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda bertekad untuk melakukan satu hal kecil secara berbeda akan membantu Anda mengembangkan kebiasaan baru.
Ingatlah bahwa kebiasaan baik lebih mungkin terbentuk ketika Anda berkonsentrasi hanya pada satu waktu, jadi jangan membebani diri Anda dengan kebiasaan manajemen waktu yang baru. Untuk saat ini, fokuslah hanya pada menjaga agenda harian Anda
Langkah 2. Bicaralah dengan seorang teman tentang keinginan Anda untuk menggunakan agenda harian
Orang-orang lebih cenderung untuk tetap berpegang pada kebiasaan baru ketika komunitas mereka menyadari resolusi mereka dan dapat mendukung mereka. Bicaralah dengan teman atau rekan kerja tentang resolusi baru Anda. Mungkin teman Anda juga ingin memulai kebiasaan baru dan bermanfaat ini. Anda dapat saling mengingatkan untuk memperbaruinya bila diperlukan.
Langkah 3. Simpan agenda harian Anda di tempat yang sama di tempat kerja dan di rumah setiap hari
Gunakan agenda harian Anda sebagai satu-satunya kalender Anda: jika Anda menggunakan dua agenda hari secara bersamaan, Anda akan segera kehilangan jejak tanggung jawab Anda. Namun, ini bisa rumit karena Anda harus memasukkan item ke dalam agenda harian Anda di tempat kerja dan di rumah. Untuk memastikan Anda selalu membawa agenda harian, tentukan satu tempat penyimpanan untuk kantor dan satu tempat penyimpanan untuk rumah. Jangan pernah menempatkan agenda harian Anda di tempat lain: konsistensi adalah kunci untuk mengembangkan kebiasaan ini.
- Tempat yang bagus untuk menyimpan agenda harian Anda di rumah termasuk meja di samping telepon rumah, tas kerja atau tas kerja Anda, atau di samping ponsel dan kunci mobil Anda.
- Tempat yang bagus untuk menyimpan agenda harian Anda di tempat kerja termasuk di atas meja Anda, laci tengah meja Anda, di samping telepon kerja Anda, atau di dalam tas kerja Anda.
Langkah 4. Tulis catatan pengingat untuk membiasakan membawa perencana Anda ke dan dari tempat kerja
Saat pertama kali terbiasa menggunakan agenda harian, kemungkinan besar Anda akan lupa membawanya ke kantor atau rumah. Untuk mencegah hal ini terjadi, tulis sendiri catatan pengingat di tempat-tempat yang menonjol di tempat kerja dan di rumah. Studi menunjukkan bahwa pengingat post-it adalah salah satu cara paling efektif untuk mendorong perilaku tertentu. Gunakan metode ini pada diri Anda dengan meninggalkan pertanyaan "Apakah Anda ingat agenda harian Anda?" di tempat-tempat yang pasti Anda lihat. Ini termasuk:
- Laptopmu
- Di atas meja Anda
- Di sebelah ponsel Anda
- Di pintu Anda
- Di meja dapur Anda
- Di cermin kamar mandi
- Anda dapat menghapus catatan ini setelah Anda mengembangkan kebiasaan membawa agenda harian Anda ke kantor dan kembali ke rumah.
Langkah 5. Transfer informasi ke perencana Anda
Saat pertama kali membeli perencana, Anda harus memasukkan banyak informasi. Anda mungkin akan memiliki janji temu yang dijadwalkan sebelumnya, tugas kerja yang sedang berlangsung, dan informasi acak yang beredar. Luangkan waktu satu atau dua jam untuk menggabungkan semua informasi yang tersebar ini ke dalam agenda harian Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk berlatih memasukkan informasi dengan cara yang benar. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk merencanakan waktu Anda dengan lebih efektif untuk bergerak maju. Hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam perencana Anda meliputi:
- Informasi kontak penting untuk keluarga, teman, kolega, dan klien Anda
- Rapat kerja
- Jadwal kelas Anda
- Tenggat waktu untuk pekerjaan atau proyek sekolah
- Perubahan shift (jika Anda mengerjakan pekerjaan tanpa jadwal yang konsisten)
- Janji medis dan gigi
- Ulang tahun orang yang Anda cintai
- Acara kerja khusus
- Acara pribadi khusus
- Tanggal penting untuk hobi atau kegiatan ekstrakurikuler Anda (misalnya tanggal latihan bermain atau kelas zumba Anda)
Langkah 6. Konsultasikan dengan perencana harian Anda setiap pagi
Sebelum Anda berangkat kerja setiap pagi, periksa agenda harian Anda untuk janji, rapat, dan tanggung jawab yang akan datang. Luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan apakah ada tugas yang perlu Anda tambahkan ke jadwal Anda atau tugas apa pun yang mungkin Anda lewati atau jadwalkan ulang. Gunakan waktu ini untuk merencanakan hari Anda sehingga Anda dapat mengatur waktu Anda dengan bijak begitu Anda tiba di tempat kerja.
Langkah 7. Konsultasikan dengan perencana harian Anda setiap sore
Sebelum Anda meninggalkan pekerjaan untuk hari itu, konsultasikan lagi dengan perencana hari Anda. Pastikan bahwa Anda telah menyelesaikan semua yang telah Anda tetapkan untuk dilakukan hari itu. Pertimbangkan apakah ada item baru yang harus dimasukkan ke dalam agenda harian Anda untuk minggu mendatang. Selalu perbarui agenda harian Anda sebelum Anda meninggalkan pekerjaan untuk memastikan bahwa Anda melacak tanggung jawab pekerjaan Anda.
Langkah 8. Gunakan penguatan positif untuk membuat diri Anda tetap termotivasi
Pikirkan agenda harian Anda sebagai hal positif dalam hidup Anda, bukan sebagai hambatan atau pembosan. Gunakan perencana Anda sebagai sarana untuk menghargai diri sendiri karena telah menyelesaikan tugas. Segera Anda akan bertujuan untuk menyelesaikan tugas hanya untuk kesenangan mencoret item dari daftar tugas Anda. Untuk menjaga diri Anda tetap positif, Anda harus:
- Coret semua pencapaian dan janji saat Anda menyelesaikannya. Ketika Anda merasa rendah diri, lihatlah semua yang telah Anda coret dan banggalah dengan semua yang telah Anda lakukan.
- Beri diri Anda hadiah untuk menyelesaikan sejumlah tugas tertentu. Beri diri Anda hadiah kecil untuk setiap 5 item yang Anda coret dari agenda harian Anda. Misalnya, manjakan diri Anda dengan kopi atau jalan-jalan sebentar setelah Anda mencapai tujuan yang diinginkan. Ini akan memotivasi Anda untuk menggunakan agenda harian Anda dengan benar serta untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda.
- Lakukan sesuatu yang menyenangkan ketika Anda berkonsultasi dengan perencana hari Anda. Cobalah untuk tidak menganggap waktu Anda berkonsultasi dengan agenda harian Anda sebagai tugas. Sebaliknya, lihat itu sebagai alat produktivitas utama. Untuk mengaitkan agenda harian Anda dengan perasaan positif alih-alih perasaan negatif, lakukan sesuatu yang menyenangkan setiap pagi dan sore saat Anda melihat agenda Anda. Minum secangkir kopi nikmat, minum cokelat, atau dengarkan lagu favorit Anda. Otak Anda akan segera mengasosiasikan perencana Anda dengan perasaan positif.
- Beri diri Anda suguhan khusus untuk setiap minggu Anda menggunakan agenda harian Anda dengan benar. Saat Anda masih dalam tahap awal untuk membuat agenda harian Anda, Anda mungkin perlu memberi diri Anda beberapa motivasi ekstra untuk membawa agenda harian Anda dan memperbaruinya setiap hari. Untuk setiap minggu di mana Anda ingat untuk membawa dan memperbarui agenda harian Anda, lakukan sesuatu yang ekstra baik untuk diri sendiri: membeli es krim, pergi ke bioskop, atau minum bersama teman-teman. Dalam beberapa minggu, Anda akan terbiasa mengingat agenda harian Anda setiap saat.
- Tulis hal-hal positif dalam agenda harian Anda serta tanggung jawab Anda yang lebih serius. Dengan menggunakan agenda harian Anda untuk mengingatkan Anda tentang kegiatan favorit Anda (makan siang dengan seorang teman) serta kegiatan yang tidak terlalu Anda sukai (menemui dokter gigi), Anda akan lebih cenderung untuk tetap pada kebiasaan baru Anda.
Langkah 9. Terus perbarui agenda harian Anda seperlunya
Selama check-in pagi dan sore hari, Anda harus memasukkan semua daftar tugas, janji, rapat, dan tenggat waktu yang baru. Anda juga dapat memperbarui agenda harian Anda saat tugas baru muncul. Menjaga agenda harian Anda diperbarui akan membantu Anda mengatur waktu Anda lebih efektif dan akan mencegah Anda merasa terlalu kewalahan. Dengan menuliskan tugas, Anda tidak lagi harus menyimpannya di kepala Anda, yang membantu mencegah perasaan omelan dan keraguan yang mengerikan itu.
Jika Anda mendapati diri Anda kelebihan beban, pindahkan beberapa item ke dalam kategori "backlog" terpisah yang dapat Anda selesaikan dengan mudah. Jangan menurunkan motivasi diri Anda dengan menatap tugas-tugas yang tidak pernah bisa diselesaikan dalam hari kerja normal
Langkah 10. Bersabarlah
Kebiasaan baru terkadang membutuhkan waktu dua bulan atau lebih untuk menjadi sepenuhnya otomatis. Sampai kebiasaan itu mendarah daging, Anda mungkin mengalami saat-saat pelupa ketika Anda meninggalkan agenda harian Anda di rumah atau lupa membuat janji. Bersabarlah dan memaafkan diri sendiri. Ingatlah bahwa kebiasaan membutuhkan waktu untuk terbentuk, dan bahwa kesalahan yang sesekali terjadi tidak akan memengaruhi kemampuan Anda untuk membentuk kebiasaan baru.
Mungkin berguna untuk memiliki rencana cadangan untuk saat-saat ketika Anda lupa agenda harian Anda di rumah. Misalnya, Anda dapat memasukkan janji kerja baru pada catatan tempel dan membawanya pulang untuk dimasukkan. Untuk acara dan tenggat waktu yang sangat penting, Anda juga dapat menggunakan pengelola tugas online untuk mengirimi Anda pengingat tepat waktu: dengan begitu, Anda tidak akan melupakan tanggal penting bahkan jika Anda lupa perencana Anda
Tips
- Jangan menganggap agenda harian Anda sebagai tugas, melainkan sebagai keuntungan. Anda akan merasa lebih memegang kendali atas hidup Anda dengan perencana hari, dan hanya beberapa menit waktu akan menghemat berjam-jam dalam jangka panjang.
- Kunci untuk mengembangkan kebiasaan baru adalah konsistensi, dipasangkan dengan penguatan positif. Tetap pada rutinitas, fokus pada semua hal positif yang dibawa oleh perencana hari ke dalam hidup Anda, dan beri diri Anda hadiah bila perlu untuk menjaga motivasi Anda.
- Pastikan perencana hari yang Anda beli sesuai dengan selera dan jadwal Anda. Perencana hari yang Anda beli harus memiliki semua bagian yang diperlukan untuk menjaga kehidupan Anda tetap teratur.
