Administrasi Keselamatan & Kesehatan Kerja (OSHA) adalah agen federal yang membuat dan memberlakukan peraturan untuk menerapkan Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan undang-undang federal terkait lainnya. Petugas OSHA melakukan inspeksi dan investigasi untuk memastikan semua bisnis sesuai dengan standar keselamatan yang berlaku. Jika bisnis Anda dikutip karena melanggar standar keamanan OSHA, Anda memiliki waktu 15 hari kerja untuk mengajukan keberatan tertulis terhadap kutipan tersebut. Anda dapat mempertahankan diri dari kutipan pelanggaran keamanan dengan membuktikan salah satu alasan yang diakui dan diterima karena gagal memenuhi standar.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mengklaim Kelakuan Karyawan
Langkah 1. Tunjukkan kebijakan yang ada yang memadai untuk mencegah pelanggaran
Perusahaan Anda harus memiliki kebijakan keselamatan yang secara khusus berlaku untuk standar OSHA yang Anda kutip karena melanggar.
- Misalnya, jika standar keselamatan dibahas dalam buku pegangan karyawan Anda, salinan buku pegangan itu akan berfungsi sebagai bukti bahwa kebijakan itu ada.
- Anda juga harus memiliki beberapa bukti bahwa kebijakan tersebut diberlakukan sebelum insiden terjadi yang menimbulkan kutipan – dengan kata lain, sebelum agen OSHA mengamati perilaku tersebut.
- Pertimbangkan untuk membuat komite keselamatan di antara karyawan, atau mempekerjakan direktur keselamatan profesional untuk bertanggung jawab memastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan OSHA.
Langkah 2. Buktikan aturan itu dikomunikasikan kepada semua karyawan
Biasanya aturan dan kebijakan keselamatan tempat kerja Anda harus disertakan dalam manual tertulis yang dibagikan kepada semua karyawan.
- Catatan kursus pelatihan keselamatan apa pun yang Anda tawarkan kepada karyawan juga berfungsi sebagai bukti bahwa semua karyawan mengetahui standar keselamatan, jika standar yang dituduhkan telah Anda langgar disertakan dalam pelatihan.
- Pastikan Anda mengambil kehadiran atau meminta karyawan masuk ketika mereka menyelesaikan kursus pelatihan sehingga Anda memiliki bukti siapa yang berpartisipasi.
- Anda juga dapat menyampaikan informasi tentang aturan dan standar keselamatan dengan memasang tanda di tempat kerja. Misalnya, jika seorang karyawan terlihat tidak mengenakan kacamata pengaman, bukti bahwa karyawan tersebut harus berjalan melalui pintu dengan tanda yang mengatakan "kacamata harus dipakai di luar titik ini" akan mendukung klaim Anda bahwa pelanggaran tersebut merupakan insiden karyawan yang terisolasi. kesalahan.
Langkah 3. Tunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki metode untuk menemukan pelanggaran
Jadwal rotasi supervisor dan daftar periksa inspeksi internal dapat menunjukkan OSHA bahwa pelanggaran akan ditemukan pada waktunya.
- Pembelaan atas kesalahan karyawan juga dapat berhubungan dengan atasan langsung yang bertugas mengamati dan melaporkan pelanggaran standar keselamatan.
- Karena pembelaan pelanggaran perilaku karyawan terkait erat dengan pengetahuan majikan tentang perilaku tersebut, Anda biasanya juga harus menunjukkan bahwa Anda tidak menyadari pelanggaran itu terjadi.
- Pemeriksaan peralatan rutin dan pengujian karyawan juga merupakan metode untuk menemukan pelanggaran keselamatan.
- Pertimbangkan untuk menyewa konsultan keselamatan pihak ketiga untuk melatih dan memantau karyawan.
Langkah 4. Berikan catatan penegakan aturan yang konsisten
Jika ada bukti bahwa pengecualian dibuat atau bahwa karyawan tidak didisiplinkan karena melanggar aturan, Anda tidak mungkin menang menggunakan pembelaan pelanggaran perilaku karyawan.
- Jika pembelaan pelanggaran perilaku karyawan Anda berfokus pada perilaku salah seorang supervisor, setiap ketidakkonsistenan dalam menegakkan aturan Anda harus dikaitkan dengan supervisor tersebut secara khusus. Misalnya, Anda mungkin memiliki satu penyelia yang secara rutin mengizinkan karyawan bekerja tanpa kacamata pengaman yang diwajibkan oleh OSHA.
- Penegakan yang konsisten berperan dalam kurangnya pengetahuan Anda tentang pelanggaran tersebut, yang menyiratkan bahwa jika Anda mengetahui tentang pelanggaran tersebut, Anda akan mendisiplinkan karyawan yang bertanggung jawab.
- Sanksi disiplin karena melanggar aturan dan standar keselamatan harus disertakan dalam kebijakan tertulis Anda dan diikuti tanpa kecuali. Selain disiplin untuk pelanggaran, Anda juga dapat mempertimbangkan program insentif bagi karyawan yang secara konsisten mengikuti standar keselamatan.
- Penegakan hukum yang konsisten juga menunjukkan bahwa kesalahan karyawan terjadi tanpa sepengetahuan atau persetujuan dari manajer atau penyelia mana pun.
- Ingatlah bahwa kebijakan dan aturan yang tidak ditegakkan secara konsisten tidak lebih baik daripada tidak memiliki aturan keselamatan sama sekali. Karyawan Anda tidak akan menganggap serius aturan jika tidak ada konsekuensi pelanggarannya.
Metode 2 dari 3: Berdebat Kepatuhan Tidaklah Layak
Langkah 1. Mengakui pemahaman tentang peraturan dan tujuannya
Anda tidak dapat mengklaim bahwa tidak mungkin atau tidak mungkin bagi Anda untuk mematuhi peraturan kecuali Anda mengetahui peraturan tersebut dan bahaya yang seharusnya dicegah.
Anda harus menunjukkan bahwa Anda telah mengenali dan mengevaluasi bahaya tertentu yang terkait dengan standar yang telah Anda kutip dengan melanggar
Langkah 2. Tunjukkan upaya untuk mematuhi aturan
Bukti upaya apa pun yang dilakukan bisnis Anda untuk mematuhi standar atau peraturan mendukung argumen Anda bahwa kepatuhan itu tidak mungkin dilakukan.
- Tidak cukup hanya mencoba sekali – biasanya Anda harus menunjukkan bahwa Anda telah melakukan beberapa kali upaya untuk mematuhi standar dan semuanya tidak berhasil.
- Upaya untuk mematuhi juga harus terus dilakukan. Umumnya Anda harus menunjukkan kepada OSHA bahwa keselamatan karyawan Anda adalah yang terpenting dan bahwa Anda telah berusaha dengan tekun untuk mematuhi aturan dan merasa tidak mungkin melakukannya dan tetap menyelesaikan pekerjaan atau proyek tertentu.
Langkah 3. Berikan dokumentasi kesulitan yang akan timbul dari kepatuhan
Kesulitan biasanya berarti bahwa pekerjaan tidak dapat diselesaikan sebaliknya. OSHA tidak menganggap jumlah kesulitan keuangan apa pun bagi perusahaan Anda untuk membenarkan ketidakpatuhan terhadap standar keselamatan.
Namun, perlu diingat bahwa tidak cukup hanya mengatakan bahwa kepatuhan terhadap standar OSHA akan mahal, atau mengharuskan Anda mengubah metode produksi Anda
Langkah 4. Tunjukkan bahwa Anda mengambil langkah alternatif untuk melindungi karyawan
Bahkan jika standar tertentu terbukti tidak mungkin untuk diterapkan, hal ini membantu kasus Anda untuk menunjukkan upaya lain yang Anda lakukan untuk memenuhi tujuan yang sama.
- Karena pada dasarnya Anda harus berargumen bahwa pekerjaan apa pun yang harus diselesaikan tidak dapat dilakukan sama sekali jika Anda memenuhi standar keselamatan OSHA, pembelaan ini sangat sulit dibuktikan. Agen OSHA menguji standar dalam banyak konteks sebelum peraturan dikeluarkan, dan untuk membuktikan kepatuhan tidak mungkin bagi perusahaan Anda mungkin mengharuskan Anda untuk membedakan pekerjaan Anda dari yang dilakukan di bisnis serupa yang telah berhasil mematuhi standar.
- Selain itu, kemajuan pesat dalam teknologi mengharuskan pencarian Anda untuk alternatif yang masuk akal harus terus-menerus. Menghabiskan beberapa bulan mencari alternatif dan tidak menemukannya tidak akan membuat Anda lolos setahun kemudian.
Metode 3 dari 3: Mengklaim Kepatuhan Menciptakan Bahaya yang Lebih Besar
Langkah 1. Buktikan upaya Anda dalam kepatuhan
Anda tidak dapat mengetahui bahwa kepatuhan terhadap standar akan menimbulkan bahaya yang lebih besar bagi karyawan Anda daripada pelanggaran standar kecuali Anda telah mencoba menerapkannya.
- Kesaksian saksi, seperti pernyataan dari supervisor atau karyawan, mungkin diperlukan untuk menunjukkan upaya kepatuhan.
- Menunjukkan upaya Anda untuk mematuhi standar keselamatan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan keselamatan karyawan Anda. Bahkan jika Anda tidak berhasil dalam pembelaan Anda dan masih disebut-sebut melakukan pelanggaran, ini dapat mencegah OSHA menganggap kegagalan Anda untuk mematuhi sebagai disengaja – yang berarti bahwa Anda bertindak dengan sengaja dengan ketidakpedulian terhadap persyaratan atau keselamatan karyawan Anda.
Langkah 2. Tunjukkan bahaya yang disebabkan oleh kepatuhan
Untuk mengklaim pembelaan ini secara efektif, Anda harus dapat menunjukkan kepada OSHA bahwa jika Anda mematuhi standar, akibatnya, karyawan Anda akan berada dalam bahaya yang lebih besar.
- Biasanya Anda juga harus dapat membuktikan bahwa bahaya itu disebabkan oleh kepatuhan terhadap standar, bukan oleh kebiasaan atau praktik kerja tertentu karyawan yang dapat diperbaiki.
- Bahkan jika kepatuhan memang menciptakan bahaya yang lebih besar daripada ketidakpatuhan, pembelaan Anda kemungkinan tidak akan berhasil jika bahaya itu entah bagaimana dapat dikendalikan.
Langkah 3. Tunjukkan tindakan alternatif yang Anda ambil untuk melindungi karyawan
Jika Anda belum mencoba tindakan alternatif apa pun, Anda harus membuktikan bahwa tidak ada cara alternatif yang memungkinkan untuk melindungi karyawan dari bahaya yang sama.
- Sama seperti menunjukkan bahwa Anda berusaha mematuhi standar keselamatan, mencoba cara lain untuk mencapai hasil yang sama menunjukkan bahwa Anda peduli dengan keselamatan karyawan Anda dan tidak dengan sengaja mengabaikan masalah tersebut.
- Pada saat yang sama, Anda harus berhati-hati saat menggunakan metode atau penilaian Anda sendiri sebagai pengganti praktik yang diwajibkan oleh OSHA. Anda masih dapat dianggap melakukan pelanggaran meskipun tidak ada kecelakaan yang terjadi di tempat kerja Anda dan bahaya telah dihindari.
Langkah 4. Atasi apakah Anda mengajukan permohonan varians
OSHA memberikan varians dalam situasi tertentu di mana pemberi kerja tidak dapat mematuhi standar tertentu.
- Jika Anda belum mengajukan varians, Anda harus menunjukkan bahwa varians tidak akan sesuai jika Anda ingin berhasil dengan pertahanan ini.
- Menerapkan varians memungkinkan OSHA untuk mengevaluasi metode alternatif Anda dan menentukan apakah itu memenuhi tujuan yang sama dengan standar keamanan agensi.
