File pribadi dapat dengan mudah dan cepat menjadi tidak terorganisir. Semakin tidak terorganisir file Anda, semakin sulit untuk menemukannya lagi di masa mendatang. Untuk membantu membuat file pribadi Anda lebih mudah ditemukan dan disimpan, Anda perlu meluangkan waktu dan mengaturnya dengan benar. Sistem yang tepat yang Anda gunakan akan terserah Anda. Namun, ada beberapa metode dasar organisasi file pribadi yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda mengatur file Anda.
Langkah
Bagian 1 dari 4: Menggunakan Metode Organisasi Dasar
Langkah 1. Tetap sederhana
Inti dari membuat sistem pengarsipan adalah untuk membuat segalanya lebih mudah bagi diri Anda sendiri. Anda akan ingin menghindari membuat sistem Anda terlalu rumit atau membingungkan. Menjaga sistem Anda sesederhana mungkin akan membantu Anda dengan mudah mengajukan atau mengambil dokumen apa pun yang mungkin perlu Anda kerjakan.
- Hanya simpan apa yang Anda butuhkan. Menyimpan terlalu banyak dapat membuat sistem Anda kikuk dan sulit digunakan.
- Hindari kerumitan yang tidak perlu dalam sistem file Anda.
- Buang file yang Anda yakin tidak perlu lagi.
Langkah 2. Gunakan jumlah kedalaman yang tepat di sistem Anda
Anda mungkin tergoda untuk membuat banyak kategori dan subkategori yang berbeda agar file Anda dapat masuk. Namun, ada baiknya Anda hanya membuat kategori tingkat yang luas dan menggunakan hanya sebanyak yang benar-benar Anda butuhkan. Membuat terlalu banyak kategori dapat mengakibatkan sistem pengarsipan yang kikuk dan tidak efisien. Pastikan Anda membuat jumlah kedalaman organisasi yang tepat di sistem Anda agar tetap berfungsi dengan lancar.
- Hindari membuat sub-kategori yang terlalu rinci untuk sistem Anda. Misalnya, "Kwitansi, Makanan, Roti" akan terlalu detail untuk berguna.
- Cukup memiliki kategori untuk penerimaan bulanan atau mingguan mungkin lebih sesuai untuk sistem pengarsipan Anda.
- Memiliki bagian untuk klien dan kemudian mengaturnya dalam abjad adalah contoh tingkat kedalaman yang efektif.
Langkah 3. Buat file Anda mudah ditemukan
Sistem pengarsipan Anda akan sangat diuntungkan karena memiliki isyarat visual yang jelas yang memberi tahu Anda dengan tepat di mana sesuatu disimpan. Membuat bagian-bagian dari sistem file Anda terlihat jelas akan membantu Anda dengan cepat menemukan item atau file. Ingatlah beberapa tips ini saat membuat file Anda menonjol:
- Gunakan folder berwarna untuk menunjukkan kategori atau bagian tertentu.
- Cobalah menyimpan daftar warna dan kategori yang telah Anda tetapkan untuk mereka.
- Gunakan pembuat label untuk memberi label pada file Anda dengan jelas.
- Melacak potongan folder Anda. Coba gunakan hanya satu potongan folder untuk setiap kategori atau bagian.
Langkah 4. Pikirkan tentang jenis wadah file yang Anda perlukan
Sebelum Anda dapat mengatur file Anda, Anda harus menemukan sesuatu untuk meletakkannya. Jenis penampung file yang Anda gunakan akan bergantung pada jumlah file yang harus Anda simpan, seberapa penting file tersebut, dimensi dokumen, dan frekuensi yang Anda perlukan untuk mengaksesnya. Lihatlah beberapa tip berikut untuk mendapatkan ide tentang wadah file mana yang tepat untuk Anda:
- Jika Anda perlu menyimpan dokumen yang sangat penting, pertimbangkan untuk membeli wadah penyimpanan tahan api.
- Menemukan segel Laboratorium Penjamin Emisi pada wadah dapat menunjukkan bahwa wadah tersebut akan melindungi file Anda selama sekitar satu jam dalam api dengan suhu 1700 derajat Fahrenheit.
- Untuk file biasa, Anda mungkin ingin membeli lemari arsip dasar. Untuk file sensitif atau rahasia, pertimbangkan untuk membeli lemari arsip yang lebih aman atau brankas.
- Anda pasti ingin memastikan wadah pengarsipan Anda memiliki cukup ruang untuk menampung semua file Anda.
- Jika Anda memiliki dokumen berukuran tidak biasa, periksa apakah dokumen tersebut dapat dimasukkan ke dalam wadah penyimpanan Anda. Misalnya, dokumen berukuran legal dapat mempengaruhi ukuran folder yang dibutuhkan serta dimensi penyimpanan.
Bagian 2 dari 4: Mengatur Dokumen Anda
Langkah 1. Kumpulkan semua dokumen Anda
Sebelum Anda dapat mulai mengatur dokumen Anda, Anda akan ingin memastikan bahwa Anda memiliki semua dokumen Anda di depan Anda. Jangan khawatir tentang bagaimana file Anda diatur atau diatur dulu. Untuk saat ini, kumpulkan semua dokumen yang menurut Anda perlu disimpan dan bersiaplah untuk menyortirnya.
- Keluarkan dokumen lama yang telah Anda urutkan. Anda mungkin ingin mengatur ulang agar sesuai dengan sistem baru yang Anda buat.
- Pastikan Anda telah mengumpulkan semua dokumen terbaru dan siap untuk disortir.
Langkah 2. Urutkan file Anda menjadi item aktif dan arsip
Saat Anda mengatur file Anda, akan sangat membantu untuk membentuknya menjadi dua kategori utama: file aktif yang perlu Anda kerjakan dan file arsip yang perlu Anda simpan. Ini akan membantu Anda mengakses file yang Anda gunakan lebih sering dan dengan rapi menyimpan file yang tidak perlu Anda akses segera.
- File aktif adalah dokumen yang masih perlu Anda tangani, rujuk, atau sering akses.
- File arsip adalah dokumen yang tidak akan Anda perlukan dalam waktu dekat, tetapi masih perlu disimpan.
Langkah 3. Buat dan beri label kategori yang tepat untuk sistem Anda
Setelah Anda mengumpulkan file di satu tempat, Anda dapat menginventarisasinya dengan cepat. Saat Anda meninjau file Anda, perhatikan kategori umum yang mungkin cocok. Tuliskan kategori ini untuk membuat sistem organisasi dasar yang akan Anda gunakan untuk file Anda. Lihatlah beberapa kategori umum ini untuk mendapatkan ide tentang kategori mana yang mungkin ingin Anda gunakan:
- Catatan hukum dengan subkategori seperti akta kelahiran, akta kematian atau dokumen pernikahan.
- Dokumen keuangan yang mencakup ringkasan keuangan Anda sebelumnya, informasi kartu kredit, laporan kredit, atau ringkasan keuangan tahunan.
- Catatan properti.
- Dokumen pribadi seperti ijazah, catatan pekerjaan, catatan kesehatan dan polis asuransi.
Langkah 4. Simpan dokumen penyimpanan jangka panjang
Masukkan dokumen yang telah Anda beri label sebagai file arsip ke dalam wadah penyimpanan jangka panjang Anda. File-file ini tidak akan sering diakses, jadi pastikan mereka ditempatkan ke dalam kategori yang tepat dalam sistem pengarsipan untuk pengambilan nanti. File arsip kemungkinan akan menjadi bagian terbesar dari dokumen Anda yang diarsipkan dan diorganisir.
- Penyimpanan jangka panjang dapat dibagi menjadi dua kategori lebih lanjut: file permanen dan file "mati".
- File permanen mungkin termasuk dokumen pendidikan, dokumen pekerjaan, atau dokumen penting lainnya yang mungkin masih perlu Anda akses.
- File”Mati” adalah dokumen yang mungkin tidak perlu Anda akses lagi. Catatan pajak lama mungkin cocok dengan kategori ini. Ingat, bagaimanapun, bahwa pengembalian pajak harus disimpan selama tujuh tahun.
Langkah 5. Masukkan dokumen Anda saat ini ke bagian dokumen aktif Anda
Dokumen yang akan sering Anda gunakan atau masih perlu ditinjau, perlu ditempatkan di bagian dokumen aktif Anda. Bagian ini di sistem pengarsipan Anda akan memungkinkan Anda mengakses dokumen dengan cepat yang belum siap untuk pengarsipan. Berikut ini adalah empat kategori dokumen aktif paling umum yang mungkin Anda pertimbangkan untuk digunakan:
- Dokumen yang masih membutuhkan perhatian Anda.
- Dokumen yang masih perlu Anda baca atau tinjau.
- Tagihan yang masih harus Anda bayar.
- Dokumen yang siap dipindahkan ke penyimpanan jangka panjang.
Bagian 3 dari 4: Mengatur File Elektronik
Langkah 1. Mulailah dengan kategori yang luas kemudian menjadi lebih spesifik
Sama seperti dengan file fisik Anda, Anda akan ingin memulai dengan kategori terluas yang cocok dengan file Anda. Misalnya, jika Anda adalah kontraktor independen, Anda mungkin ingin mengatur file Anda berdasarkan majikan. Artinya, buat satu folder untuk masing-masingnya. Kemudian, Anda harus membagi file Anda dalam setiap kategori luas menjadi yang lebih kecil. Ini berarti bahwa folder perusahaan Anda dapat dipecah lebih lanjut menjadi folder berbeda yang berisi informasi tentang setiap proyek dengan perusahaan tersebut.
- Pertimbangkan untuk tetap konsisten dalam setiap kategori luas. Ini akan membuat file Anda lebih mudah ditemukan. Misalnya, Anda dapat membuat subfolder untuk setiap proyek berisi file seperti "dokumen proyek", "penagihan", dan "komunikasi".
- Anda juga dapat mengatur folder secara luas berdasarkan tahun jika tampaknya lebih mudah atau lebih relevan dengan file Anda.
Langkah 2. Pindai atau unduh file yang belum Anda miliki secara elektronik
Akan bermanfaat jika semua file Anda disimpan secara elektronik di satu tempat. Terlepas dari waktu yang diperlukan, Anda harus mencoba memindai sebanyak mungkin dokumen fisik Anda sehingga dapat disimpan dan dicadangkan secara elektronik. Selain itu, pastikan untuk mengunduh file apa pun yang disimpan secara online di tempat lain, untuk berjaga-jaga jika situs web hosting tidak dapat diakses saat Anda membutuhkan file lagi. Atur file-file ini seperti yang Anda lakukan pada orang lain.
Langkah 3. Berikan nama spesifik pada file Anda
Nama file harus mudah dimengerti dan unik. Artinya, Anda harus dapat melihat nama file Anda dan segera mengetahui apa yang terkandung di dalamnya. Coba sertakan tanggal, penanda folder yang akan berisi file, dan deskriptor individual. Misalnya, file penagihan yang dibuat pada bulan Juni 2016 untuk klien Anda X Corp mungkin disebut "0616_XCorp_Invoice_2". Ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui dengan tepat apa isi file tersebut tanpa meluangkan waktu untuk membukanya.
Sistem apa pun yang Anda gunakan untuk memberi nama file Anda, pastikan untuk melakukannya secara konsisten. Setelah Anda memilih sebuah sistem, patuhi itu; akan sulit untuk kembali dan mengganti nama semua file Anda nanti
Langkah 4. Cadangkan file Anda secara teratur
Bahaya utama dari penyimpanan file elektronik adalah bahwa informasi Anda rentan terhadap kehilangan melalui kerusakan komputer. Bersiaplah untuk ini dengan mencadangkan file Anda secara teratur ke layanan pencadangan online, CD, atau hard drive eksternal. Pastikan untuk memberi label pada perangkat penyimpanan ini sejelas yang Anda beri label pada file Anda. Jika Anda memiliki drive eksternal atau CD, pertimbangkan untuk menyimpannya di tempat yang aman jauh dari tempat tinggal utama Anda untuk menghindari kerugian total akibat kebakaran atau bencana alam.
Bagian 4 dari 4: Memelihara Sistem Pengarsipan Anda
Langkah 1. Ikuti terus sistem Anda
Setelah Anda membuat sistem pengisian, Anda harus tetap menggunakannya seperti yang Anda inginkan. Terlalu jauh tertinggal, mengabaikan item yang perlu diajukan atau mengarsipkan item dengan tidak benar dapat membatalkan kerja keras yang telah Anda lakukan. Pastikan Anda mengikuti sistem pengarsipan Anda agar tetap bekerja untuk Anda.
- Terkadang mencari file yang tidak pada tempatnya dapat membantu menjaga sistem Anda tetap teratur.
- Jangan abaikan pengarsipan dokumen aktif Anda di penyimpanan dokumen arsip Anda.
Langkah 2. Hapus file lama
Beberapa file diperlukan untuk disimpan dalam jangka waktu yang lama. Namun, sistem pengarsipan Anda akan berukuran terbatas dan akan mengharuskan Anda untuk secara teratur menghapus file yang tidak lagi diperlukan. Penyiangan sistem file Anda secara teratur akan membantu menjaga sistem itu tetap teratur dan berfungsi dengan baik.
- Banyak dokumen keuangan lama perlu disimpan selama bertahun-tahun.
- Anggaran lama, laporan keuangan, atau kebijakan tahunan mungkin perlu disimpan hanya untuk satu tahun.
- Menghapus file lama akan menciptakan ruang untuk dokumen yang masuk.
- Menyingkirkan file-file yang tidak diperlukan akan memudahkan pencarian dokumen yang memang Anda butuhkan.
- Hal yang sama berlaku untuk file elektronik. Hapus dokumen duplikat, usang, atau tidak perlu dari proyek sebelumnya.
Langkah 3. Arsipkan file elektronik lama
File lama yang masih relevan atau mungkin suatu hari akan dirujuk kembali dapat diarsipkan. Ini berarti menyimpannya jauh dari sistem pengarsipan standar Anda tetapi menjaganya tetap teratur dan dapat diakses. Pertimbangkan untuk menyiapkan kategori luas tambahan untuk file yang diarsipkan. Pindahkan file yang tidak digunakan ke folder ini dengan format subfolder yang utuh. Jika Anda ingin menyimpan file yang diarsipkan di layar file Anda, coba tempatkan "z" di depan nama file sehingga berada di bagian bawah urutan file abjad Anda. Misalnya, Anda dapat menyebutnya "z_archive" atau yang serupa.
Langkah 4. Sederhanakan sistem pengarsipan Anda
Menata file Anda dan menjaganya tetap seperti itu dapat membantu dalam hal pengorganisasian pribadi Anda. Namun, akan selalu ada ruang untuk perbaikan dalam sistem pengarsipan Anda. Saat Anda terus bekerja dengan sistem pengarsipan Anda, perhatikan setiap perbaikan yang dapat Anda lakukan untuk membantu membuatnya lebih efektif.
- Anda mungkin ingin menyingkirkan kategori yang sepertinya tidak Anda gunakan.
- Kategori yang tampaknya terlalu banyak digunakan mungkin perlu dipecah menjadi kategori yang lebih kecil.
