Pekerjaan yang hilang akibat flu musiman merugikan perusahaan jutaan dolar setiap tahun. Untuk alasan ini, Anda mungkin ingin mengharuskan semua karyawan mendapatkan suntikan flu. Namun, di luar industri perawatan kesehatan, hanya sedikit perusahaan yang melakukannya. Untuk secara hukum mengharuskan karyawan Anda untuk mendapatkan suntikan, Anda perlu meneliti undang-undang negara bagian Anda. Anda juga harus siap untuk memberikan pengecualian kepada orang-orang (disebut “akomodasi”) karena alasan agama atau medis. Karena kerumitan hukum yang terlibat dalam memerlukan suntikan flu, Anda didorong untuk mengadopsi program sukarela.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Memeriksa Legalitas dari Memerlukan Suntikan Flu
Langkah 1. Identifikasi apakah karyawan Anda “sekehendaknya
Di setiap negara bagian kecuali Montana, karyawan "sekehendaknya" kecuali Anda telah mengubah hubungan. Anda dapat memecat karyawan "sekehendak hati" untuk alasan hukum apa pun, kapan saja. Namun, Anda mungkin telah mengubah status "sekehendak hati" dengan cara berikut:
- Karyawan Anda berserikat dan Anda menyetujui perjanjian perundingan bersama. Dalam situasi ini, ketentuan perjanjian tawar-menawar akan mengontrol apakah Anda dapat memerlukan suntikan flu.
- Anda menandatangani kontrak kerja dengan seorang karyawan. Kontrak ini mungkin menyatakan bahwa karyawan hanya dapat dipecat "karena alasan." Selanjutnya, kontrak harus mendefinisikan "penyebab."
- Anda membuat kontrak tersirat dengan karyawan berdasarkan janji yang Anda buat dalam surat penawaran kerja, buku pegangan karyawan, atau secara langsung. Meski jarang, terkadang Anda bisa membuat kontrak secara tidak sengaja berdasarkan janji yang Anda buat.
Langkah 2. Periksa hukum negara bagian atau lokal Anda
Hukum federal umumnya tidak melarang suntikan flu. Namun, undang-undang negara bagian atau lokal Anda mungkin. Di beberapa negara bagian, staf rumah sakit harus mendapatkan suntikan flu, jadi jika Anda memiliki bisnis di bidang itu, Anda perlu mengetahui informasi itu juga.
- Anda dapat mengunjungi situs web Centers for Disease Control, yang mengumpulkan informasi tentang persyaratan vaksinasi negara bagian untuk karyawan rumah sakit dan perawatan rawat jalan.
- Anda juga dapat melakukan pencarian umum di Internet. Namun, mungkin tidak banyak informasi yang tersedia. Ketik "negara bagian Anda" atau "kota Anda" dan "suntikan flu wajib".
Langkah 3. Identifikasi pengecualian yang dibuat oleh undang-undang antidiskriminasi
Undang-undang antidiskriminasi membatasi kemampuan Anda untuk memecat karyawan "sekehendaknya". Misalnya, Anda tidak dapat memecat atau menurunkan pangkat seseorang berdasarkan karakteristik yang dilindungi, seperti ras, etnis, atau jenis kelamin. Sehubungan dengan suntikan flu, beberapa orang mungkin mengklaim pengecualian berdasarkan hal-hal berikut:
- Agama. Beberapa agama melarang vaksinasi. Jika Anda ingin mengharuskan karyawan untuk mendapatkan suntikan flu, maka Anda perlu memberikan pengecualian karena alasan agama. Jika tidak, Anda bisa dituntut atas diskriminasi pekerjaan.
- Medis/kecacatan. Beberapa orang tidak boleh mendapatkan suntikan flu karena mereka mungkin alergi terhadap telur, yang digunakan dalam beberapa vaksin. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan pengecualian untuk disabilitas. Namun, Anda harus menyadari bahwa bidikan kini telah dibuat tanpa telur.
Langkah 4. Temui seorang pengacara
Hanya pengacara yang memenuhi syarat yang dapat memberi Anda informasi akurat tentang undang-undang yang membatasi kemampuan Anda untuk mewajibkan karyawan mendapatkan suntikan flu. Jika perusahaan Anda belum memiliki pengacara, maka Anda harus mendapatkan rujukan.
- Anda dapat bertanya kepada bisnis lain apakah mereka akan merekomendasikan pengacara mereka, atau Anda dapat menghubungi asosiasi pengacara negara bagian Anda dan meminta rujukan.
- Hubungi pengacara dan jadwalkan konsultasi. Tanyakan sebelumnya berapa biaya yang dia kenakan.
- Karena ini adalah bidang hukum yang belum terselesaikan, pengacara mungkin perlu melakukan penelitian hukum yang ekstensif dan menghubungi Anda kembali di kemudian hari.
Bagian 2 dari 3: Memberhentikan Karyawan yang Menolak
Langkah 1. Mengadopsi persyaratan suntikan flu
Ingat Anda harus mengadopsi program secara legal. Misalnya, jika karyawan Anda tergabung dalam serikat pekerja, maka Anda harus menjadikan vaksinasi flu sebagai bagian dari perjanjian perundingan bersama Anda berikutnya. Di masa lalu, beberapa karyawan telah berhasil mengalahkan persyaratan suntikan flu ketika diberlakukan di luar perundingan bersama. Bicarakan dengan pengacara Anda tentang apakah Anda dapat mengadopsi kebijakan di luar perundingan bersama, karena ini bukan bidang hukum yang jelas.
Juga, jika Anda memiliki kontrak kerja dengan seorang karyawan, maka sertakan persyaratan suntikan flu dalam kontrak baru. Misalnya, Anda dapat mendefinisikan "alasan saja" untuk penghentian termasuk penolakan untuk mendapatkan suntikan flu
Langkah 2. Beri tahu karyawan tentang persyaratan tersebut
Anda dapat memberi tahu karyawan bahwa mereka perlu mendapatkan suntikan flu melalui surat, email, atau keduanya. Beri karyawan tenggat waktu dan beri tahu mereka jenis verifikasi apa yang Anda perlukan, seperti formulir yang diisi oleh dokter atau perawat.
- Beberapa majikan telah membuat halaman web yang menjelaskan kepada karyawan mereka mengapa mereka harus mendapatkan suntikan flu. Rumah Sakit Johns Hopkins, misalnya, memiliki situs web yang menjelaskan bahwa mereka telah mengadopsi kebijakan wajib karena kebijakan sukarela tidak efektif. Ini juga mengidentifikasi karyawan yang harus mendapatkan suntikan flu.
- Halaman web Johns Hopkins juga dengan jelas memberi tahu karyawan apa yang akan terjadi jika mereka menolak untuk mendapatkan suntikan flu dan tidak diberikan pengecualian: mereka akan ditempatkan pada cuti administratif selama seminggu dan kemudian dianggap mengundurkan diri secara sukarela.
Langkah 3. Buat proses untuk pengecualian
Untuk mematuhi undang-undang antidiskriminasi, Anda harus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mencari pengecualian (disebut “akomodasi”) karena alasan agama atau medis. Anda harus membuat formulir untuk diisi karyawan dengan menyebutkan nama mereka dan alasan akomodasi. Beri tahu karyawan di mana mereka bisa mendapatkan formulir dan di mana mereka harus mengirimkannya. Mengharuskan mereka mengirimkan formulir beberapa minggu sebelum batas waktu untuk mendapatkan bidikan sehingga Anda dapat meninjaunya.
Ingatlah bahwa undang-undang negara bagian Anda mungkin juga mengharuskan Anda mengakomodasi alasan filosofis, yang bisa berupa sesuatu seperti tidak ingin melanggar integritas tubuh mereka. Pastikan Anda mempertimbangkan akomodasi apa pun yang diwajibkan oleh undang-undang negara bagian dan federal
Langkah 4. Memerlukan dokumentasi pendukung
Anda tidak harus menerima klaim karyawan bahwa agamanya melarang vaksin. Sebagai gantinya, Anda dapat meminta karyawan tersebut memberi Anda surat yang ditandatangani dari seorang pemimpin agama.
Demikian juga, jika karyawan Anda mengklaim pengecualian medis, maka mintalah dokter untuk menandatangani formulir pengabaian
Langkah 5. Analisis permintaan pengecualian
Seseorang yang mengklaim keberatan agama atau medis tidak secara otomatis berhak atas pengecualian. Sebaliknya, undang-undang mengharuskan Anda sebagai pemberi kerja menyeimbangkan hak karyawan dengan beban bisnis Anda. Jika memberikan akomodasi akan menyebabkan bisnis Anda “kesulitan yang tidak semestinya”, maka Anda tidak perlu memberikannya. Sebelum menolak karyawan yang meminta pengecualian medis, pertimbangkan bahwa memaksa mereka melakukan prosedur medis dengan risiko dapat mengakibatkan cedera atau penyakit mereka.
- “Kesulitan yang tidak semestinya” bukanlah standar yang sulit untuk dipenuhi. Pada dasarnya, jika memberikan akomodasi akan menyebabkan kerugian finansial yang lebih dari minimal, maka Anda tidak perlu memberikan akomodasi tersebut.
- Namun, Anda harus memastikan untuk memberikan setiap permintaan tinjauan individual. Pertimbangkan solusi potensial apa pun. Misalnya, Anda dapat meminta seorang karyawan mengenakan masker bedah selama musim flu. Ini bisa menjadi cara bebas biaya untuk mempertahankan karyawan.
Langkah 6. Tetapkan kembali karyawan alih-alih memecat mereka
Anda dapat menghindari beberapa masalah hukum yang sulit jika Anda menugaskan kembali seorang karyawan yang menolak suntikan flu alih-alih memecat mereka. Ini mungkin tidak selalu memungkinkan, tergantung pada pekerjaan orang tersebut dan kebutuhan bisnis Anda.
Namun, dalam beberapa situasi, Anda dapat menugaskan kembali seseorang dari kontak pelanggan. Misalnya, seorang anggota staf di panti jompo mungkin membersihkan kamar penghuni. Namun, Anda dapat menugaskannya kembali untuk bekerja di back office
Langkah 7. Dokumen penghentian apapun
Setelah Anda mengadopsi kebijakan Anda, seorang karyawan dapat menolak untuk mematuhinya. Anda mungkin telah menolak permintaan pengecualian mereka karena solusi apa pun akan menyebabkan bisnis Anda mengalami kesulitan yang tidak semestinya. Dalam situasi ini, Anda memiliki opsi untuk memecat karyawan tersebut.
- Anda harus mengikuti prosedur bisnis Anda untuk penghentian sebagaimana diatur dalam kebijakan bisnis Anda saat ini. Ingatlah untuk mendokumentasikan semuanya, khususnya alasan Anda menolak akomodasi.
- Lihat Mencegah Tuntutan Pemutusan Hubungan Kerja yang Salah untuk informasi tentang cara memberhentikan karyawan secara hukum.
Bagian 3 dari 3: Memulai Program Sukarela
Langkah 1. Unduh Toolkit
Taruhan terbaik Anda adalah mendorong karyawan untuk mendapatkan suntikan flu tetapi tidak mengharuskannya. Centers for Disease Control memiliki perangkat yang dapat Anda unduh dari Internet. Toolkit ini memberikan informasi dan sumber daya yang berguna untuk memulai program vaksinasi flu sukarela di perusahaan Anda.
Langkah 2. Jadwalkan klinik flu di tempat
Anda dapat mendorong karyawan untuk mendapatkan vaksin dengan menawarkan mereka secara gratis atau dengan biaya yang lebih rendah. Jika Anda memiliki klinik kesehatan di tempat, maka Anda dapat menawarkan suntikan flu di sana. Namun, jika tidak, Anda dapat mengontrak apotek atau vaksinasi untuk datang ke tempat kerja Anda.
- Anda dapat meneliti perusahaan yang menangani perencanaan dan pengiriman klinik di tempat. Beberapa dari perusahaan ini memiliki jaringan lebih dari 6.000 profesional kesehatan di seluruh negeri tempat mereka bekerja. Cari online untuk “klinik flu di tempat” dan hubungi mereka untuk menanyakan tarif mereka.
- Jika Anda tidak ingin menawarkan klinik di tempat, maka Anda dapat membuat voucher suntikan flu, yang dapat ditukarkan di banyak jaringan apotek yang berbeda, seperti Rite Aid, CVS, dan Walgreens. Beberapa perusahaan yang mengoordinasikan klinik di tempat juga menjalankan program voucher yang dapat Anda gunakan.
Langkah 3. Cetak brosur
Toolkit ini memiliki pamflet yang dapat Anda cetak dan posting di sekitar tempat kerja Anda. Mereka tersedia secara gratis. Sebagai alternatif, Anda dapat mengunduh selebaran dan mengirimkannya sebagai lampiran ke email seluruh perusahaan.
Langkah 4. Bicaralah dengan manajer karyawan
Anda dapat mendorong partisipasi jika karyawan bisa mendapatkan suntikan flu tanpa harus menggunakan waktu pribadi. Bicaralah dengan manajer di perusahaan Anda dan buat mereka setuju bahwa karyawan mereka bisa mendapatkan vaksin pada waktu perusahaan.
Dengan memberi karyawan waktu istirahat, Anda akan kehilangan beberapa keuntungan. Namun, Anda harus lebih dari sekadar menebusnya dengan penurunan ketidakhadiran karyawan
Langkah 5. Adakan kontes
Anda juga dapat mendorong partisipasi dengan mengadakan kontes. Misalnya, Anda dapat menawarkan hadiah kepada departemen yang memiliki tingkat partisipasi tertinggi.
Tawarkan kepada departemen pemenang makan siang pizza atau pesta setelah bekerja sebagai hadiah
Langkah 6. Dorong karyawan untuk mendapatkan suntikan flu sendiri
Jika hosting penyedia vaksin di tempat kerja Anda tidak memungkinkan, maka Anda masih dapat mendorong karyawan Anda untuk mendapatkan suntikan flu sendiri. Anda dapat mendorong partisipasi yang lebih besar jika Anda menggunakan yang berikut ini:
- Beri karyawan satu atau dua jam libur untuk mendapatkan suntikan flu di suatu tempat di luar tempat kerja. Mereka mungkin pergi ke klinik atau rumah sakit terdekat.
- Berikan karyawan materi tertulis yang menjelaskan manfaat mendapatkan suntikan flu bagi karyawan Anda dan keluarganya. Anda dapat mencetak materi dari Toolkit.
- Pajang poster di ruang istirahat dan area lalu lintas tinggi. Semakin sering seseorang melihat informasi, semakin besar kemungkinan mereka untuk mengingatnya.
