Merencanakan pertemuan balai kota tentang masalah kesehatan pada dasarnya tidak berbeda dengan merencanakan balai kota tentang masalah lain, kecuali dalam riasan audiens dan jenis panelis yang akan berbicara dalam acara tersebut. Meskipun demikian, ada banyak hal yang perlu dilakukan untuk merencanakan pertemuan balai kota dengan sukses. Anda harus bekerja keras, merekrut pemangku kepentingan penting, dan memastikan Anda memberikan waktu yang cukup untuk mendapatkan perhatian pers dan komunitas.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Meletakkan Dasar
Langkah 1. Bentuklah komite perencanaan
Gagasan di balik komite perencanaan adalah kekuatan dalam jumlah. Ada beberapa masalah yang berkaitan dengan perawatan kesehatan yang tidak menjadi perhatian lebih dari satu organisasi. Anda perlu mengidentifikasi organisasi lain dalam komunitas yang peduli dengan masalah Anda, meyakinkan anggota penting tentang manfaat balai kota, dan merekrut mereka ke dalam komite perencanaan Anda.
- Misalnya, jika masalah Anda adalah nutrisi masa kanak-kanak, beberapa organisasi masyarakat yang peduli dengan masalah itu mungkin sekolah, dokter anak, bank makanan, gereja, petani, dan penitipan anak.
- Promosi diri bisa menjadi motivator yang sangat menarik. Pendekatan organisasi target dari sudut pandang yang menguntungkan menjelaskan bagaimana berpartisipasi di balai kota dapat bermanfaat bagi mereka secara khusus.
Langkah 2. Lokalkan masalah
Jauh lebih mudah untuk khawatir tentang masalah yang memengaruhi Anda secara langsung. Untuk membuat pokok bahasan balai kota Anda lebih langsung dan menarik, tekankan dampak lokal dari masalah tersebut daripada dampak nasional atau global.
- Misalnya, jika kota atau negara bagian Anda memiliki tingkat infeksi HIV yang tinggi, atau tingkat obesitas yang tinggi, Anda harus menekankan masalah yang akan dihadapi daerah Anda sebagai akibatnya daripada masalah yang berasal dari diagnosis HIV atau obesitas secara umum.
- Jadi Anda dapat mengatakan: "Kota Philadelphia harus membayar $3,5 miliar lebih banyak untuk biaya perawatan kesehatan selama 15 tahun ke depan karena tingkat obesitas kita yang tinggi," daripada "Obesitas menyebabkan biaya perawatan kesehatan yang lebih tinggi."
Langkah 3. Identifikasi tujuan
Tujuan pertemuan Anda akan menentukan format, siapa yang Anda undang dan bagaimana Anda akan mempromosikannya. Istilah balai kota hanya berarti jenis pertemuan di mana pertanyaan dan jawaban terbuka dari publik merupakan bagian terbesar dari pertemuan tersebut.
Tujuan pertemuan Anda bisa berupa informasi, advokasi untuk posisi tertentu, atau untuk memberikan umpan balik kepada kandidat politik. Meskipun pertemuan kandidat politik dan advokasi mungkin paling menarik perhatian, itu belum tentu yang terbaik untuk masalah Anda. Misalnya, jika opini publik bertentangan dengan tujuan kebijakan organisasi Anda, pertemuan informasi dapat menjadi strategi yang lebih baik untuk mengubah opini agar sesuai dengan kebutuhan Anda
Langkah 4. Pilih format
Format tradisional balai kota adalah untuk panel yang terdiri dari tiga hingga lima pembicara ditambah seorang moderator untuk memberikan perkenalan singkat yang merinci latar belakang dan posisi mereka. Kemudian, moderator membuka pertanyaan kepada audiens. Sementara audiens dapat mengajukan pertanyaan kepada panelis tertentu, moderator harus bertindak sebagai fasilitator, dan jika mereka merasa program akan dilanjutkan dengan mengajukan pertanyaan yang sama kepada beberapa panelis, mereka harus melakukannya. Format lain dapat mencakup:
- Format tanya jawab murni. Ini bisa bagus untuk forum kandidat.
- Format pertanyaan anonim, di mana pertanyaan diajukan terlebih dahulu, dan moderator memilih pertanyaan mana yang akan diajukan ke panel. Format ini bisa baik untuk mata pelajaran yang kontroversial.
Bagian 2 dari 3: Menarik Pertemuan Bersama
Langkah 1. Pilih lokasi, tanggal, dan waktu
Lokasi pertemuan harus berada di lokasi yang terpusat, netral, dan dapat diakses oleh penyandang disabilitas. Gereja, perpustakaan, gedung pemerintah, dan pusat komunitas adalah pilihan yang baik. Pastikan itu tidak bertentangan dengan acara komunitas populer lainnya, dan adakan pada saat banyak orang dapat hadir - akhir pekan, atau jika selama seminggu, di malam hari.
- Aturan praktis yang baik adalah selalu memilih lokasi yang agak terlalu kecil. Tempat yang ramai menciptakan kesan aktivitas dan popularitas, yang selalu lebih baik daripada alternatifnya.
- Jadikan acara itu gratis atau tanpa biaya, tetapi dorong peserta untuk RSVP-halaman Facebook, alamat email, atau nomor telepon untuk dihubungi adalah cara yang mudah dan murah untuk melakukannya. Asumsikan dua pertiga dari "mungkin" tidak akan muncul.
- Pastikan Anda memiliki lokasi pertemuan alternatif untuk berjaga-jaga jika tempat yang dijadwalkan gagal.
Langkah 2. Undang panelis
Panelis adalah salah satu faktor terpenting yang berkontribusi pada keberhasilan atau kegagalan balai kota. Meskipun yang terbaik adalah memiliki orang-orang penting di panel Anda, itu tidak selalu menjadi pilihan. Hal terbaik berikutnya adalah memiliki panelis yang mewakili organisasi terkemuka dan/atau panelis dengan latar belakang terkemuka-ini memberikan kredibilitas lebih pada acara tersebut.
- Lihatlah ke pejabat terpilih, akademisi, pemimpin gereja dan masyarakat, dan penyedia perawatan.
- Ini adalah area lain di mana komite perencanaan yang beragam dapat berguna. Semakin jauh ikatan anggota komunitas perencanaan, semakin besar kemungkinan Anda dapat memanfaatkan panel ahli yang beragam dan menarik.
- Jangan mengabaikan faktor kepribadian saat Anda mengundang panelis. Panelis harus cukup kredibel untuk membawa orang ke balai kota, tetapi mereka harus cukup menarik sehingga orang-orang berbicara tentang balai kota Anda lama setelah balai kota selesai.
Langkah 3. Rekrut seorang moderator
Moderator adalah faktor penting lain dalam keberhasilan balai kota. Moderator harus memiliki rasa hormat dari panelis dan penonton, serta temperamen untuk meredakan ketegangan dan mempercepat diskusi.
Pikirkan moderator seperti MC-mereka harus karismatik, tetapi tidak terlalu karismatik mereka menaungi panelis atau mendominasi diskusi. Anggota media, pensiunan hakim dan pengacara, dan pendeta bisa menjadi kandidat yang baik
Langkah 4. Beri penjelasan singkat kepada panelis
Pastikan panelis Anda tahu tentang format balai kota, panelis lainnya, jumlah pemilih yang diharapkan, dan topik agenda. Selama mereka mau, persiapkan mereka untuk berbicara dengan media setelahnya.
Sebaiknya panelis Anda tiba empat puluh lima menit hingga satu jam sebelumnya sehingga Anda dapat membahas format dan subjek untuk terakhir kalinya
Langkah 5. Kumpulkan staf
Staf kunci tertentu akan diperlukan untuk memastikan pertemuan berjalan lancar. Anda harus memiliki seseorang untuk berbicara dengan media, mendudukkan para tamu, dan membagikan materi seperti agenda rapat kepada panelis dan para tamu.
Ini semua pekerjaan bagus untuk sukarelawan
Langkah 6. Siapkan bahan awal
Tidak peduli seberapa besar rapat Anda, Anda memerlukan beberapa materi cetak untuk dibagikan kepada tamu, pers, dan panelis. Jenis rapat yang Anda jalankan akan menentukan jenis materi tertentu. Contohnya:
- Jika Anda mengadakan pertemuan informasi, ada baiknya untuk mencetak selebaran atau brosur yang akan menyentuh beberapa informasi yang akan Anda liput di balai kota. Misalnya, jika masalah Anda adalah HIV di komunitas Anda, cetaklah selebaran yang membahas beberapa statistik penting tentang dampak HIV secara lokal.
- Balai kota dengan kandidat atau pejabat politik mungkin menyertakan informasi tentang posisi dan partai kandidat atau pejabat terkait dengan masalah kesehatan Anda.
Bagian 3 dari 3: Mempersiapkan Pertemuan
Langkah 1. Pastikan media muncul
Pers sangat penting untuk balai kota yang sukses. Apakah balai kota berfokus pada advokasi masalah, penyebaran informasi, atau forum politik, ketenarannya akan mempengaruhi keberhasilan tujuan tersebut dan kemampuan Anda untuk menyusun balai kota di masa depan.
- Anda harus menulis siaran pers, mengidentifikasi wartawan yang meliput berita tentang kesehatan, urusan masyarakat, atau politik, dan menjangkau mereka secara berkala.
- Siaran pers adalah dokumen sederhana yang dikirim ke organisasi media yang menjelaskan suatu peristiwa dan mengapa itu penting. Siaran pers biasanya kurang dari satu halaman.
- Berita adalah tentang peristiwa terkini, jadi Anda perlu memastikan bahwa Anda menekankan kepada wartawan mengapa balai kota adalah acara untuk diliput sekarang dan bukan nanti. Misalnya-obesitas selalu menjadi masalah, tetapi hanya menjadi berita ketika sebuah penelitian dirilis dimaksudkan untuk menunjukkan alasan lain mengapa itu buruk.
Langkah 2. Jangkau organisasi yang berpikiran sama
Anggota komite perencanaan Anda, panelis, dan anggota organisasi terkait yang bukan merupakan bagian langsung dari balai kota semuanya harus diusahakan untuk mempublikasikan acara tersebut.
Jangan lupa untuk memanfaatkan sumber daya seperti kampus, rumah sakit, dan instansi pemerintah. Pasang pamflet yang mempublikasikan acara di lokasi tersebut. Mereka bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan kehadiran
Langkah 3. Tekan media sosial
Jangan lupa jaringan luas grup isu di Facebook dan outlet media sosial lainnya. Jangan hanya menjangkau organisasi bata dan mortir dengan orang-orang yang digaji. Posting ke grup Facebook, blog, dan papan pesan dari organisasi yang tertarik dan terkait.
Pastikan panelis dan anggota Anda juga mempromosikan acara tersebut di Twitter, Facebook, dan Instagram
Langkah 4. Kumpulkan paket pers
Paket pers dibedakan dari siaran pers karena merupakan paket materi yang diberikan kepada wartawan pada hari acara daripada bujukan untuk meliput suatu acara. Ini harus mencakup:
- Siaran pers.
- Biografi para panelis dan pembicara.
- Informasi tentang materi pelajaran, termasuk studi yang relevan, statistik, dan cerita pribadi dari individu yang terkena dampak.
Langkah 5. Harapkan yang tak terduga
Terkadang panelis tidak muncul. Terkadang pengunjuk rasa membanjiri venue. Badai salju mungkin menyapu daerah itu entah dari mana. Sebagai perencana acara, Anda perlu merencanakan kemungkinan ini dengan memesan pembicara alternatif atau menjadwalkan tanggal alternatif.
- Jika balai kota Anda dibanjiri oleh pengunjuk rasa, perubahan format mungkin tepat. Jika format aslinya adalah tanya jawab terbuka, dapatkan pertanyaan lanjutan sebagai gantinya. Jika pengunjuk rasa berada di luar, undang mereka masuk dan ubah format untuk memajukan pengajuan pertanyaan.
- Sejajarkan pembicara alternatif dari organisasi Anda atau organisasi yang berpartisipasi untuk berjaga-jaga jika pembicara terjadwal tidak muncul. Jika balai kota adalah forum antara kandidat politik, tekankan tanpa henti kepada media - yang akan membuat mereka berharap mereka muncul.
